Lieferketten werden hinsichtlich ihres Umfangs und der Geschwindigkeit, mit der Waren transportiert werden, immer komplexer. Mit jedem Tag wird zudem deutlicher, wie einschränkend es ist, manuelle Systeme zu nutzen und Sendungen mit mehreren Tools zu verfolgen, was die Bewältigung des hohen Sendungsvolumens erschwert, das erforderlich ist, um in diesem Umfeld wettbewerbsfähig zu bleiben. Diese Leistungslücke führt mittlerweile zu Ineffizienzen, einer hohen Fehlerquote und einem Mangel an Echtzeit-Transparenz in der Lieferkette.
Wenn Sie sich bei der Verwaltung Ihrer Sendungen weiterhin auf manuelle Systeme verlassen, verlangsamen Sie nicht nur die Abläufe und verursachen Unannehmlichkeiten für Ihre Mitarbeiter – Sie verursachen damit auch konkrete und unnötige Kosten für Ihren Betrieb, die Ihre Gewinnmargen schmälern und Ihren langfristigen Erfolg beeinträchtigen. Digitale Lösungen für das Transportmanagement sind der Schlüssel zu höheren Gewinnmargen.
Die Kosten veralteter Lösungen für das Verkehrsmanagement
Software hat sich weiterentwickelt, um jeden Aspekt des Transportmanagements zu optimieren, doch viele Versender nutzen nach wie vor papierbasierte Protokolle, Tabellenkalkulationen, E-Mail-Ketten und Telefonate, um alle Aufgaben zu erledigen. Selbst wenn im Betrieb fortschrittlichere digitale Tools zum Einsatz kommen, können die Funktionen auf mehrere Lösungen verteilt sein, was zu mehr manuellen Arbeitsschritten und Datensilos führt. Diese ineffizienten Methoden der Sendungsverwaltung nutzen zwar eine Vielzahl von Techniken und Werkzeugen, haben jedoch eines gemeinsam: Sie sind zeitaufwendig, arbeitsintensiv und wesentlich kostspieliger als nötig. Der Einsatz dieser Systeme beeinträchtigt nicht nur die Produktivität Ihres Unternehmens, sondern kann auch zusätzliche Kosten verursachen.
Gestiegene Personal- und Verwaltungskosten
Die Verwaltung komplexer Sendungen, der Auftragsabwicklung, der Rechnungsstellung und der Rechnungsprüfung mithilfe von Tabellenkalkulationen und manuellen Papiersystemen ist äußerst arbeitsintensiv. Die gesamte zusätzliche Zeit, die Mitarbeiter für grundlegende Prozesse aufwenden, führt zu höheren Personal- und Verwaltungskosten. Wenn zudem die Versandrouten nicht auf maximale Effizienz ausgelegt sind, müssen Mitarbeiter unter Umständen zusätzliche Sendungen zusammenstellen und bearbeiten, um die Auftragsanforderungen zu erfüllen, was im Laufe der Zeit zu einem Anstieg der Versandkosten führen kann. Da die Automatisierung die Branche zunehmend prägt, treiben die veralteten Methoden, denen es an Rationalisierungsmöglichkeiten mangelt, die Personalkosten drastisch in die Höhe.
Höhere Versandkosten
Da manuelle Prozesse so zeitaufwendig und umständlich sind, behindern sie häufig die Entscheidungsfindung und führen zu einer suboptimalen Planung. Bei dem Versuch, den Überblick über so viele Daten in verschiedenen Dateien zu behalten, kann es leicht passieren, dass die besten Routen übersehen oder die günstigsten Frachttarife nicht ermittelt werden, was zu verpassten Einsparungsmöglichkeiten führt. Infolgedessen wählen Versender möglicherweise teurere Spediteure oder ineffiziente Routen, was letztendlich die gesamten Versandkosten für Unternehmen erhöht.
Überhöhte Lagerhaltungskosten
Generell kann ein Mangel an Echtzeit-Transparenz hinsichtlich der Lagerbestände und effizienter Transportwege dazu führen, dass Versender mehr Lagerbestände vorhalten als nötig, was zu erhöhten Lager- und sonstigen Kosten führt. Dies veranlasst Versender dazu, höhere Lagerbestände zu führen, um Verzögerungen zu vermeiden, was wiederum mehr Lagerfläche für die übermäßigen Bestände erfordert, was letztlich die Lagerkosten erhöht und Kapital in Waren bindet, die sie möglicherweise gar nicht benötigen. Die mit Altsystemen verbundene ineffiziente Routenplanung führt zudem dazu, dass Versender Sicherheitsbestände aufbauen, um Verzögerungen bei Kundenbestellungen zu vermeiden.
Unnötige Ausgaben für Kraftstoff
Eine schlechte und ineffiziente Routenplanung führt nicht nur dazu, dass die Fahrer länger als nötig unterwegs sind, sondern erhöht auch die Fahrleistung, was höhere Kraftstoffkosten zur Folge hat. Die bei veralteten Systemen häufig mangelnde Transparenz der Routen kann zudem dazu führen, dass Tankstellen mit günstigeren Kraftstoffpreisen leicht übersehen werden, was dazu führt, dass die Fahrer nicht nur unnötige Meilen zurücklegen, sondern auch mehr an der Zapfsäule ausgeben.
Unerwartete Gebühren und Entgelte
Sind die Routen nicht optimiert, kommt es bei den Fahrern häufig zu Verzögerungen beim Be- und Entladen, was zu Standgebühren und anderen Kosten seitens der Spediteure führt. Zudem müssen die Fahrer strenge Vorschriften bezüglich der Anzahl der Stunden einhalten, die sie auf der Straße verbringen dürfen, bevor sie eine Pause einlegen müssen. Eine schlechte Routenplanung kann die Anzahl der erforderlichen Zwischenstopps erhöhen, was möglicherweise zusätzliche Kosten verursacht. Diese unerwarteten Gebühren summieren sich schnell und können erhebliche Auswirkungen auf die Transportbudgets haben.
Erhöhtes Fehlerrisiko
Manuelle Tabellenkalkulations- und Papierprotokollsysteme bergen ein höheres Risiko für menschliche Fehler bei der Auftragsabwicklung (z. B. bei Lieferadressdaten und Sendungsstückzahlen) oder bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie beispielsweise der Dokumentation von Lenkzeiten der Fahrer, Emissionsdaten und der Fahrzeugwartung. Kleine Fehler können zu kostspieligen Bußgeldern und Strafen seitens der Aufsichtsbehörden führen. Darüber hinaus können Verstöße gegen die Vertragsbedingungen von Spediteuren und Partnern die Geschäftsbeziehungen gefährden und Versender sogar dem Risiko von Rechtsstreitigkeiten oder Umsatzverlusten aussetzen.
Mit Lösungen für das Transportmanagement wiederkehrende Kosten vermeiden
Tabellenkalkulationen, Papierprotokolle und andere manuelle Methoden des Transportmanagements lassen sich zwar kostengünstig einführen, doch die damit verbundenen Ineffizienzen und Fehler kommen die Versender auf lange Sicht teuer zu stehen. Und leider kann die Umstellung auf mehrere digitale Lösungen dazu führen, dass Ihr Arbeitsablauf ebenso unübersichtlich und umständlich bleibt. Was Versender wirklich benötigen, ist eine einheitliche Transportmanagement-Lösung, die es den Anwendern ermöglicht, den Automatisierungsgrad zu erhöhen, Daten für die Berichterstellung zu bündeln und eine effektivere Integration mit anderen Systemen zu erreichen.
Eine einheitliche Plattform optimiert die Routenplanung, die Auftragsabwicklung, die Auswahl der Spediteure, die Frachtabrechnung und vieles mehr, sodass Nutzer Personalkosten senken, Versandkosten reduzieren, Nebenkosten vermeiden und weitere Vorteile nutzen können.
