Die Verbesserung der Straßentransportlogistik war in der Transportbranche schon immer eine Herausforderung, die ständige Innovation und Wachsamkeit erfordert, um die Pünktlichkeit der Lieferungen zu verbessern, den Kraftstoffverbrauch zu senken und weitere Strategien zur Kostensenkung umzusetzen. Leider ist der Rechnungsstellungsprozess oft genauso kompliziert wie die Routenoptimierung.

Wenn Sie das volle Potenzial für mehr Effizienz und verbesserte Gewinnmargen ausschöpfen möchten, müssen Sie jeden Aspekt Ihres Unternehmens betrachten – nicht nur die Versandlogistik. Einige der größten – und kostspieligsten – betrieblichen Fehler treten bei der Rechnungsstellung auf. Frachtaudits sind eine wichtige Strategie, um Verschwendung direkt in der Finanzabteilung zu identifizieren und zu beseitigen. Tatsächlich können Sie durch die Einbindung dieser Audits in Ihre Betriebsabläufe ebenso erhebliche Kosteneinsparungen erzielen wie durch die Modernisierung Ihrer Logistikkapazitäten.

Was ist eine Frachtaudit?

Eine Frachtaudit ist eine sorgfältige Prüfung von Frachtrechnungen, um deren Richtigkeit zu bestätigen und sicherzustellen, dass sie mit den tatsächlich erbrachten Leistungen übereinstimmen. Während Versandaudits den Gesamtbetrieb untersuchen, konzentrieren sich Frachtaudits auf die Rechnungsseite der Abläufe. Im Rahmen dieses Prozesses prüfen die Prüfer Details wie Sendungsgewichte, zurückgelegte Entfernungen und verschiedene Gebühren, die während des gesamten Transportwegs auf die Sendungen anfallen. Die Hauptziele einer Frachtauditierung bestehen darin, etwaige überhöhte Gebühren zu identifizieren und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufzudecken; sie bietet jedoch auch eine Reihe weiterer wichtiger Vorteile:

  • Genauere Rechnungsstellung: Eine Frachtprüfung ermöglicht es Ihnen, die Richtigkeit der in Rechnung gestellten Beträge vor der Zahlung zu überprüfen und so sicherzustellen, dass jede Gebühr korrekt und gerechtfertigt ist.
  • Stärkere Rechenschaftspflicht der Spediteure: Die Prüfung von Frachtrechnungen trägt dazu bei, dass Spediteure zur Einhaltung der vereinbarten Bedingungen und Preise verpflichtet werden, wodurch eine höhere Servicequalität gewährleistet wird.
  • Tiefere Einblicke in die Betriebsabläufe: Eine Frachtauditierung kann Ihnen dabei helfen, wertvolle Daten zu Versandaktivitäten und den damit verbundenen Kosten zu gewinnen. Dadurch erhalten Sie tiefere Einblicke in betriebliche Abläufe, Ineffizienzen und mögliche Lösungen, um Ihre Logistik besser zu optimieren und Kosten zu senken.
  • Verbesserte Einhaltung von Vorschriften und höhere Genauigkeit: Durch den detaillierten Abgleich von Rechnungen mit den Buchungsunterlagen tragen Frachtaudits dazu bei, die Einhaltung von Versandvorschriften und vertraglichen Vereinbarungen sicherzustellen.

Die 6 häufigsten Fehler bei der Frachtprüfung und -abrechnung

Die Durchführung einer Frachtauditierung gewährt Ihnen einen Einblick hinter die Kulissen Ihres gesamten Betriebs und ermöglicht es Ihnen, grundlegende Probleme aufzudecken – oder sogar Spediteure, die unnötige, möglicherweise betrügerische Änderungen an den Versanddaten vornehmen. Das Aufdecken dieser sechs häufigen Fehler im Rahmen einer Frachtauditierung kann Ihre Rentabilität grundlegend verändern:

  1. Falsche Versandklassifizierung: Waren werden nach einem standardisierten Frachtklassifizierungssystem eingestuft, das die von den Spediteuren berechneten Tarife bestimmt. Eine falsche Klassifizierung kann zu einer fehlerhaften Abrechnung führen, wobei entweder zu viel oder zu wenig berechnet wird. Eine Frachtauditierung trägt dazu bei, sicherzustellen, dass jeder Artikel entsprechend seiner Größe, seines Gewichts und anderer Merkmale korrekt klassifiziert wird.
  2. Ungenaue Gewichtsangaben: Das Gewicht ist einer der wichtigsten Faktoren für die Bestimmung der Frachtklasse und der gesamten Versandkosten. Wenn das auf dem Frachtbrief (BOL) angegebene Gewicht einer Sendung nicht mit dem auf der Waage des Spediteurs ermittelten Gewicht übereinstimmt, führt dies zu einer Nachwägung, und für jede Nachwägung fällt eine Gebühr an, was sich erheblich auf die endgültige Rechnung auswirken kann.
  3. Doppelte Rechnungen: Durch Schreibfehler oder Systemstörungen kann es vorkommen, dass Lieferanten dieselbe Leistung mehr als einmal in Rechnung stellen. Frachtprüfungen tragen dazu bei, doppelte Rechnungen aufzudecken, um zu verhindern, dass dieselbe Leistung mehrfach bezahlt wird.
  4. Falsche Frachttarife: Frachttarife können je nach Kraftstoffkosten, Nachfrage und Preisänderungen der Spediteure schwanken. Eine Frachtprüfung stellt sicher, dass die auf Rechnungen ausgewiesenen Tarife mit den vertraglich vereinbarten Tarifen oder den aktuellen Marktpreisen übereinstimmen, sodass Sie etwaige Abweichungen korrigieren können.
  5. Fehler bei der Berechnung von Steuern und Zöllen: Die Berechnung von Steuern und Zöllen ist äußerst komplex und variiert je nach Region und Produktart, was zu erheblichen Compliance-Problemen und finanziellen Unstimmigkeiten führen kann. Im Rahmen einer Frachtprüfung wird überprüft, ob alle Steuern und Zölle gemäß den geltenden Gesetzen und Vereinbarungen korrekt berechnet wurden.
  6. Falsche Zuschläge oder Nebenkosten: In großen, umsatzstarken Betrieben können Fehler bei der Berechnung von Treibstoffzuschlägen, Lieferungen bis ins Haus oder Hebebühnen-Dienstleistungen zu erheblichen Verlusten für Ihr Geschäftsergebnis führen. Frachtaudits können dabei helfen, Fehler oder ungerechtfertigte Gebühren aufzudecken und sicherzustellen, dass alle zusätzlichen Kosten berechtigt und korrekt berechnet sind.

3G: Mehr als nur eine Software zur Automatisierung der Frachtaudits

Manuelle Frachtprüfungen sind ebenso anspruchsvoll und zeitaufwendig wie die manuelle Routenoptimierung und andere arbeitsintensive Strategien zur Logistikoptimierung. Um den größtmöglichen ROI aus einer Frachtprüfung zu erzielen, benötigen Sie eine Software zur Automatisierung der Frachtprüfung, die den Prozess vereinfacht.

Descartes 3G TMS ist eine führende Transportmanagement-Plattform, die darauf ausgelegt ist, jeden Aspekt des Straßengüterverkehrs zu rationalisieren und zu optimieren – einschließlich der Frachtprüfung. Anwender können mühelos die obersten 10 % der wahrscheinlichen Fehler identifizieren, die den Großteil der finanziellen Unstimmigkeiten in Frachtrechnungen ausmachen, wodurch nicht nur die Genauigkeit der Frachtprüfungen erhöht, sondern auch deren Effizienz verbessert wird. Tatsächlich hat 3G jeden Aspekt der Rechnungsstellung bei Mohawk Logistics rationalisiert und es dem Unternehmen so ermöglicht, in Rekordzeit zu wachsen.