Het verbeteren van de wegtransportlogistiek is altijd al een uitdaging geweest in de transportsector. Het vereist voortdurende innovatie en waakzaamheid om de leveringsbetrouwbaarheid te verbeteren, het brandstofverbruik te verminderen en andere strategieën voor kostenbeheersing toe te passen. Helaas is het factureringsproces vaak net zo ingewikkeld als routeoptimalisatie.

Als u het volledige potentieel van meer efficiëntie en betere winstmarges wilt benutten, moet u naar elk aspect van uw bedrijf kijken, en niet alleen naar de verzendlogistiek. Enkele van de grootste – en duurste – operationele fouten vinden plaats tijdens de facturering. Vrachtcontroles zijn een belangrijke strategie om verspilling direct vanuit de financiële afdeling op te sporen en te elimineren. Door deze controles in uw bedrijfsvoering op te nemen, kunt u zelfs even grote kostenbesparingen realiseren als het upgraden van uw logistieke capaciteiten.

Wat is een vrachtcontrole?

Een vrachtcontrole is een nauwgezet onderzoek van vrachtfacturen om de juistheid ervan te verifiëren en te waarborgen dat ze overeenkomen met de daadwerkelijk geleverde diensten. Terwijl verzendcontroles het bredere proces onder de loep nemen, richten vrachtcontroles zich op de factureringskant van de activiteiten. Tijdens dit proces onderzoeken auditors details zoals het gewicht van zendingen, afgelegde afstanden en diverse kosten die gedurende het hele traject op zendingen in rekening worden gebracht. De belangrijkste doelstellingen van een vrachtcontrole zijn het opsporen van te hoge kosten en het ontdekken van mogelijkheden voor kostenbesparingen, maar het biedt ook een aantal andere belangrijke voordelen:

  • Nauwkeurigere facturering: Met een vrachtcontrole kunt u de juistheid van de gefactureerde bedragen controleren voordat u tot betaling overgaat, zodat u zeker weet dat elke kostenpost correct en gerechtvaardigd is.
  • Meer verantwoordelijkheid voor vervoerders: Door vrachtfacturen te controleren, worden vervoerders gehouden aan de overeengekomen voorwaarden en tarieven, wat zorgt voor een hogere servicekwaliteit.
  • Dieper inzicht in de bedrijfsvoering: Een vrachtcontrole kan u helpen waardevolle gegevens te verzamelen over verzendactiviteiten en de bijbehorende kosten, waardoor u dieper inzicht krijgt in operationele processen, inefficiënties en mogelijke oplossingen om de logistiek beter te optimaliseren en de kosten te verlagen.
  • Betere naleving en nauwkeurigheid: Door facturen grondig te vergelijken met de administratie dragen vrachtcontroles bij aan de naleving van verzendvoorschriften en contractuele afspraken.

De 6 meest voorkomende fouten die bij vrachtcontrole en betaling aan het licht komen

Door een vrachtcontrole uit te voeren, krijgt u inzicht in de werking van uw hele bedrijf, waardoor u fundamentele problemen kunt opsporen — of zelfs vervoerders die onnodige, mogelijk frauduleuze wijzigingen aanbrengen in de verzendgegevens. Het opsporen van deze zes veelvoorkomende fouten tijdens een vrachtcontrole kan uw winstgevendheid ingrijpend veranderen:

  1. Onjuiste classificatie van vracht: Goederen worden ingedeeld volgens een gestandaardiseerd classificatiesysteem voor vracht, dat bepalend is voor de tarieven die vervoerders in rekening brengen. Een onjuiste classificatie kan leiden tot een onjuiste facturering, waarbij te veel of te weinig in rekening wordt gebracht. Een vrachtcontrole helpt ervoor te zorgen dat elk artikel correct wordt ingedeeld op basis van zijn afmetingen, gewicht en andere kenmerken.
  2. Onjuiste gewichten: Het gewicht is een van de belangrijkste factoren bij het bepalen van de vrachtklasse en de totale verzendkosten. Wanneer het gewicht van een zending dat op de vrachtbrief (BOL) staat vermeld niet overeenkomt met het gewicht op de weegschaal van de vervoerder, leidt dit tot een herweging, en voor elke herweging worden kosten in rekening gebracht, wat een aanzienlijke invloed kan hebben op de uiteindelijke factuur.
  3. Dubbele facturen: Door administratieve fouten of systeemstoringen kan het voorkomen dat leveranciers dezelfde dienst meer dan eens in rekening brengen. Vrachtcontroles helpen bij het opsporen van dubbele facturen, zodat wordt voorkomen dat dezelfde dienst meerdere keren wordt betaald.
  4. Onjuiste vrachttarieven: Vrachttarieven kunnen schommelen als gevolg van brandstofkosten, de vraag en prijswijzigingen bij vervoerders. Een vrachtcontrole zorgt ervoor dat de op facturen in rekening gebrachte tarieven overeenkomen met de contractuele tarieven of de huidige markttarieven, zodat u eventuele afwijkingen kunt corrigeren.
  5. Fouten bij de berekening van belastingen en heffingen: Belastingen en heffingen zijn buitengewoon complex om te berekenen en variëren per regio en productsoort, wat kan leiden tot aanzienlijke nalevingsproblemen en financiële afwijkingen. Een vrachtcontrole controleert of alle belastingen en heffingen correct zijn berekend volgens de geldende wetgeving en overeenkomsten.
  6. Onterechte toeslagen of bijkomende kosten: Bij grote bedrijven met een hoog verwerkingsvolume kunnen fouten bij het in rekening brengen van brandstoftoeslagen, levering binnenshuis of laadklepdiensten leiden tot aanzienlijke verliezen voor uw nettowinst. Vrachtcontroles kunnen helpen bij het opsporen van fouten of onterechte kosten en zorgen ervoor dat alle extra kosten gerechtvaardigd zijn en correct worden berekend.

3G: meer dan alleen software voor het automatiseren van vrachtcontroles

Handmatige vrachtcontroles zijn net zo uitdagend en tijdrovend als handmatige routeoptimalisatie en andere arbeidsintensieve strategieën voor logistieke stroomlijning. Om het maximale rendement uit een vrachtcontrole te halen, hebt u software voor de automatisering van vrachtcontroles nodig om het proces te vereenvoudigen.

Descartes 3G TMS is een toonaangevend platform voor transportbeheer dat is ontworpen om elk aspect van het wegtransport te stroomlijnen en te optimaliseren — inclusief vrachtcontrole. Gebruikers kunnen eenvoudig de top 10% van de meest waarschijnlijke fouten identificeren die verantwoordelijk zijn voor het grootste deel van de financiële afwijkingen in vrachtfacturen. Dit verhoogt niet alleen de nauwkeurigheid van vrachtcontroles, maar verbetert ook de efficiëntie ervan. 3G heeft zelfs elk aspect van de facturering bij Mohawk Logistics gestroomlijnd, waardoor het bedrijf in recordtijd kon groeien.