Bij het runnen van een klein bedrijf telt elke cent. Investeren in een transportmanagementsysteem (TMS) is een eenvoudige manier om tijd en geld te besparen bij het vervoeren van goederen. Transportmanagementsystemen zijn een uitstekende manier om uw transportbeheer te stroomlijnen en efficiëntere diensten aan te bieden.

Hoe weet u welk TMS het meest geschikt is voor uw bedrijf?

In deze gids wordt alles uitgelegd wat u moet weten over transportbeheersystemen: van wat ze precies zijn tot welke voordelen ze voor uw bedrijf kunnen opleveren. Of u nu net begint of op zoek bent naar een upgrade: gebruik deze gids als hulpmiddel bij het bepalen van uw volgende stappen bij de aanschaf van een TMS.

Wat zijn transportmanagementsystemen?

  • Een transportmanagementsysteem (TMS) is vanuit logistiek oogpunt een essentieel onderdeel wanneer bedrijven hun bedrijfsvoering van een tactische naar een strategische benadering gaan verschuiven.
  • Vroeger maakten bedrijven gebruik van handmatige processen, zoals Excel-spreadsheets, telefoongesprekken, e-mails of verschillende afzonderlijke softwareprogramma’s, om hun logistieke processen te beheren. Tegenwoordig maken echter steeds meer bedrijven gebruik van TMS-technologie en -oplossingen om hun activiteiten te beheren.
  • De implementatie van software voor transportbeheer heeft voor een doorbraak gezorgd.
  • Het heeft de manier waarop vracht van punt A naar punt B wordt vervoerd verbeterd, maar het heeft er ook toe geleid dat logistiek en toeleveringsketens een concurrentievoordeel op de markt zijn gaan nastreven.
  • TMS is gespecialiseerde software die bedrijven ondersteunt bij het beheer van logistieke dienstverleners en activiteiten, en bij het verbeteren van de verzendprocessen.
  • TMS-oplossingen worden voornamelijk gebruikt door bedrijven die regelmatig goederen moeten verzenden, vervoeren en ontvangen, waaronder fabrikanten, distributeurs, e-commerce- en detailhandelsbedrijven, en logistieke dienstverleners.
  • In de meeste gevallen kan TMS-software worden geïntegreerd met bestaande cloudgebaseerde of on-premises ERP-oplossingen en oplossingen voor supply chain management (SCM), om zo een breder overzicht van uw bedrijfsprocessen te bieden.
  • De transportbeheersoftware (TMS) helpt bedrijven hun bedrijfsvoering te verbeteren en deze te transformeren van een tactische benadering naar strategische troeven voor groei, door middel van optimalisatie over alle kanalen en transportdiensten heen.
  • Het beheer van de logistiek is een complex proces dat afstemming tussen veel verschillende partijen vereist. Met TMS kunt u bestellingen volgen aan de hand van gegevens uit de systemen van vervoerders, en tarieven voor verzenddiensten opzoeken en vergelijken, en dat alles in realtime.
  • Het biedt workflowautomatisering om te helpen bij het boeken van zendingen en het volgen van ladingen tot aan de levering. Het kan u helpen bij het beheren van transport, het plannen van routes en internationale verzendingen.
  • Een totaaloplossing omvat de verschillende activiteiten die nodig zijn om een volledige keten te beheren, waaronder planning, uitvoering, controle en monitoring. Oplossingen voor transportbeheer sluiten goed aan bij deze activiteiten en verbeteren zo de punctualiteit van een bedrijf.
  • Een van de belangrijkste kenmerken van transportbeheersoftware is de mogelijkheid om processen te stroomlijnen door inzicht te bieden in de toeleveringsketen. TMS kan echter ook nog veel meer, zoals het opbouwen van een uitgebreide gegevensbank en het analyseren daarvan om waardevolle informatie te verkrijgen voor verdere analyse en rapportage.
  • De implementatie van een TMS kan ertoe leiden dat verouderde en inefficiënte handmatige processen worden vervangen door meer geautomatiseerde werkwijzen die minder arbeidskosten met zich meebrengen. Een TMS-leverancier moet beschikken over een systeem dat uw transportnetwerk optimaliseert en gedetailleerde gegevens verstrekt over de fysieke verplaatsing van de zendingen. Daarnaast moet het systeem vervoerders beheren en zendingen nauwkeurig volgen, vanaf het moment van laden tot aan de aflevering.

Hoe werkt een TMS?

  • Het aantal bedrijven dat gebruikmaakt van transportbeheersystemen (TMS) neemt toe, nu steeds meer bedrijven te maken krijgen met uitdagingen bij het beheer van hun netwerken. De behoefte aan een uitgebreid en efficiënt TMS neemt toe naarmate uw bedrijf groter wordt.
  • Transportbeheersoftware is een innovatieve oplossing die zorgt voor een naadloos beheer en een soepele communicatie. Dankzij realtime gegevens kunnen gebruikers betere beslissingen nemen en de transportplanning optimaliseren.
  • Effectieve TMS-platforms zijn gekoppeld aan het supply chain management en het ERP-systeem, waardoor klantbestellingen soepel verlopen en deze worden geïntegreerd met het magazijnbeheersysteem of de voorraadbeheerprocessen. Hierdoor ontstaat een kringloop binnen hun netwerk van onderling verbonden systemen, wat zorgt voor een efficiënte bedrijfsvoering voor alle betrokken partijen.

Functies die voortvloeien uit een transportbeheersysteem

Zichtbaarheid

  • Logistiekmanagers kunnen het verzendproces nauwlettend volgen met behulp van een TMS. Zo krijgen ze een duidelijk beeld van waar een artikel zich tijdens het transport bevindt, waarom het wordt verzonden en wanneer ze trackinginformatie van de vervoerder of het distributiecentrum zullen ontvangen.
  • De voordelen zijn enorm: je krijgt niet alleen realtime inzicht in de status van je zeevracht, maar ook in zaken als facturering, douaneafhandeling of het zorgeloos vooraf boeken van zendingen, omdat alles al van tevoren is geregeld.

Planning

  • Het TMS-platform biedt één centraal dashboard voor meer overzicht, met actuele gegevens en zakelijke inzichten. Met deze tools is het eenvoudiger om te plannen en het besluitvormingsproces te onderbouwen, wat leidt tot minder tussenstops, waardoor tijd wordt bespaard en routes worden verkort. Het verlaagt de kosten van vrachtvervoer per vrachtwagen effectiever dan voorheen.
  • Dankzij realtime gegevens over uw zendingen kunt u op elk moment beter onderbouwde beslissingen nemen over de locatie van uw vrachtwagens. Dit verbeterde inzicht in uw wagenparkbeheer stelt u in staat uw routes te optimaliseren en uw bedrijfsresultaten te verbeteren.
  • Bovendien biedt het TMS-platform waardevolle inzichten in uw bedrijfsvoering, waardoor u verbeterpunten kunt identificeren en strategischere beslissingen kunt nemen over uw wagenparkbeheer. Met deze krachtige tools binnen handbereik kunt u uw verzendprocessen stroomlijnen en kosten verlagen, terwijl u uw klanten tevreden houdt.

Uitvoering

  • Transportbeheersoftware helpt het bedrijf bij een betere planning en uitvoering door veel van de functies te automatiseren en zo de menselijke tussenkomst in deze processen te beperken. Het platform kan functies zoals dispatching, het accepteren van tarieven van vervoerders of EDI automatiseren. Het zorgt ervoor dat de algehele uitvoering binnen de organisatie op orde is, waardoor het voor het bedrijf gemakkelijker wordt om succes te boeken op het gebied van transportlogistiek.
  • Oplossingen voor transportbeheer vormen de kern van SCM, aangezien ze een brug slaan tussen de bevoorradingsplanning en de planning van middelen.
  • Door het systeem te integreren in de transportactiviteiten van het bedrijf wordt de efficiëntie op tal van gebieden verbeterd. Dankzij de speciale functies in de software kunt u de meest cruciale processen met betrekking tot de activiteiten van elk type onderneming beheren en plannen.

De voordelen van het gebruik van een TMS

De TMS-oplossing heeft invloed op verschillende niveaus binnen het bedrijf, van klantenservice tot operationele efficiëntie.

Met TMS-software kan alle informatie over de logistieke activiteiten op één plek worden verzameld en is deze direct toegankelijk. Dit levert een enorme tijdwinst op voor de medewerkers van het bedrijf, die hierdoor geen gebruik meer hoeven te maken van verouderde systemen, talloze e-mails hoeven uit te wisselen en fouten bij het overzetten van gegevens kunnen voorkomen.

Niet alleen grote bedrijven, maar ook familiebedrijven en micro-ondernemingen zullen baat hebben bij het ordenen van relevante informatie. TMS wordt in veel verschillende sectoren gebruikt, bijvoorbeeld in het bedrijfsleven:

  • vervoer
  • doorsturen
  • e-commerce
  • productie
  • logistiek

Laten we eens nader kijken naar een aantal gebieden waarop bedrijven nog meer voordeel kunnen halen uit een TMS-oplossing en de efficiëntie van hun bedrijfsvoering kunnen verhogen.

Zichtbaarheid

  • De transparantie die een TMS biedt, kan u helpen bij het beheren en verbeteren van transportprocessen. Deze zichtbaarheid geeft u meer inzicht in uw toeleveringsketen: laad- en levertijden, transportkosten, optimalisatie van het wagenpark, brandstofverbruik per rit of laadefficiëntie.
  • Hierdoor kunt u beter plannen en zo betere bedrijfsresultaten behalen. Volledig inzicht bespaart tijd en geld en helpt bovendien bij het beheren van het verzendproces, dat anders handmatig zou moeten worden uitgevoerd.
  • Echte business intelligence is van cruciaal belang wanneer deze wordt ingezet om meer inzicht te verkrijgen. De BI-elementen die uw vermogen om trends te herkennen verbeteren, zorgen er ook voor dat u uw leveringsprocessen kunt optimaliseren, wat op zijn beurt weer waardevolle middelen kan besparen.

Kostenbesparingen

Met de implementatie van TMS worden de kosten voor zowel het bedrijf als de eindklant tot een minimum beperkt.

TMS maakt kostenefficiënt transport mogelijk door:
  • Beheer van vervoerders
  • Optimaliseren met routeplanning
  • De efficiëntie van de gehele bedrijfsvoering verbeteren
  • Zorgen dat vervoerders aan de voorschriften voldoen
  • Een betere planning van de lading mogelijk maken
  • Verbeterde tracking van zendingen

Met TMS kunt u eenvoudig de tarieven van vervoerders vergelijken om de beste optie te vinden. Het automatiseert bovendien het boekingsproces via een efficiënte digitale boekingsprocedure. Daarnaast stroomlijnt, integreert en automatiseert de software processen, waaronder controles, nauwkeurige facturering en betalingen, contracten en orderplanning, voor meer efficiëntie – en minder fouten.

TMS verlaagt ook de verzendkosten door de meest kosteneffectieve opties te selecteren en het vergelijken van tarieven te automatiseren. Dankzij ladingoptimalisatie – waarbij pallets worden samengesteld op basis van optimalisatieregels – kunnen bedrijven efficiënter werken en op grotere schaal opereren. Bij containervervoer wordt de ruimteplanning efficiënter en beter beheersbaar.

Verhoogde efficiëntie

Met een TMS kunt u meer doen in minder tijd. Het biedt bedrijven een geïntegreerd platform voor het uitvoeren, beheren en analyseren van hun logistiek. Door een TMS te integreren in bestaande software, zoals ERP- en magazijnbeheersystemen, bespaart u tijd die anders zou zijn besteed aan het handmatig invoeren van gegevens en het corrigeren van fouten.

Dankzij het integratieproces kunnen bestellingen ook worden gevolgd vanaf de distributiecentra tot en met het transport en de levering, om zo de nauwkeurigheid van de levertijden te waarborgen, wat van cruciaal belang is. Real-time transportgegevens bieden een totaaloverzicht van de voorraadniveaus, waardoor u een nauwkeurig beeld krijgt dat u kan helpen bij het verbeteren van uw strategieën voor voorraadbeheer.

Wanneer bedrijven inzicht hebben in hun voorraadbeheer en kunnen beschikken over betrouwbare afhandelingsprocessen, kunnen ze met meer zekerheid hun voorraadbehoeften voorspellen, hun voorraadplannen bijwerken en strategieën voor voorraadvermindering uitvoeren.

Het gebruik van een TMS in de toeleveringsketen kan bedrijven aanzienlijke financiële voordelen opleveren. De informatie uit dit systeem helpt bij het optimaliseren van routes, waardoor de kosten en het brandstofverbruik dankzij een slimmere planning worden teruggedrongen.

Een TMS verhoogt bovendien de efficiëntie door het optimaliseren van ladingen en routes en vermindert de kans op fouten door betalingsprocessen te automatiseren.

Klanttevredenheid

Het vermogen om aan afspraken met klanten te voldoen, is essentieel voor elk bedrijf dat op de huidige markt concurreert. TMS-leveranciers zouden dit moeten weten en hun software zou deze kennis moeten weerspiegelen.

Een betere klantenservice en hogere klanttevredenheid zijn het resultaat van een grotere voorspelbaarheid en realtime verzendinformatie, evenals het juiste gebruik van gegevens om gepersonaliseerde service op maat te bieden. Dit zou een essentieel onderdeel moeten zijn van krachtige software voor leveringsbeheer.

De meest succesvolle bedrijven bieden hun klanten de middelen om weloverwogen beslissingen te nemen.

Een TMS is een krachtig hulpmiddel waarmee bedrijven in staat worden gesteld om tijdig aanpassingen door te voeren wanneer er storingen in de dienstverlening optreden. Niet alleen beperken ze hiermee de negatieve gevolgen voor hun klanten, maar ze stellen hen ook in staat om snel te reageren en problemen onmiddellijk op te lossen.

Dankzij de mogelijkheid om het transportproces continu te volgen en direct inzicht te krijgen in de levertijd, de beladingsgraad of brandstofkwesties, kunt u de effectiviteit van het gekozen werkmodel beter inschatten.

Het biedt bovendien de mogelijkheid om een duidelijk antwoord te geven op vragen van klanten over de verzending, wat een positief effect heeft op de reputatie en het vertrouwen in het bedrijf.

Met de analyse- en rapportagefuncties van TMS kunnen bedrijven belangrijke prestatie-indicatoren zoals verzendkosten, transittijd en schadepercentages samenvoegen. Vervolgens kunnen ze alle aspecten van een bestelling op één plek configureren en tegelijkertijd realtime updates ontvangen.

Gestroomlijnde communicatie

Een TMS stroomlijnt de communicatie met alle betrokken partijen via één enkel platform met realtime updates.

Niet alleen de communicatie met de klant wordt verbeterd, maar ook die met de vervoerder. Hierdoor worden misverstanden voorkomen, neemt het aantal klachten af en ontstaan er betere vooruitzichten op een succesvolle samenwerking in de toekomst.

Zoals hierboven beschreven, kan de implementatie van een TMS uw bedrijf tal van voordelen opleveren. Nu de vrachtvervoersmarkt groeit en de e-commerce zich in hoog tempo uitbreidt, kiezen veel logistieke dienstverleners voor SaaS-oplossingen omdat deze efficiënter zijn. TMS’en zijn nog nooit zo actueel geweest.

Kort samengevat: een TMS organiseert transportgegevens, waardoor u:

  • Planning en prognoses
  • Optimaliseer je routes
  • Processen automatiseren
  • De dienstverlening verbeteren
  • Betalingen en afrekeningen afhandelen
  • KPI-rapportages opstellen
  • De communicatie stroomlijnen

Door uw gegevens in een TMS te centraliseren, kunt u vervoerders snel en eenvoudig aanboorden die toegang moeten hebben tot gegevens uit contracten, belastingformulieren en verzekeringen.

Soorten TMS-oplossingen

Er zijn verschillende soorten TMS-systemen. Welk systeem u uiteindelijk kiest, hangt meestal af van de omvang van uw bedrijf en uw behoeften.

Sommige bedrijven kiezen bijvoorbeeld voor een hybride oplossing waarbij cloudgebaseerde software wordt gecombineerd met een lokale server. Andere bedrijven kiezen wellicht voor een gehoste oplossing, wat inhoudt dat ze ruimte huren bij een ander bedrijf dat hun systeem beheert. Weer andere bedrijven kiezen misschien voor een interne oplossing, waarbij ze alle aspecten van hun transportbeheersysteem zelf moeten beheren.

Het is van essentieel belang om vooraf te bepalen hoeveel tijd en geld u wilt investeren, voordat u kiest voor het type TMS-oplossing dat het beste bij uw bedrijf past. Uw TMS-systeem zal een cruciale rol spelen bij het stroomlijnen van de verschillende aspecten, processen en complexiteiten van uw unieke toeleveringsketen.

In het huidige zakelijke klimaat worden de leveringseisen van klanten steeds complexer. Daardoor zijn de leverings- en laadschema’s strak. De verwachtingen ten aanzien van doorlooptijden moeten aansluiten bij de on-demand-economie. Real-time communicatie met alle belanghebbenden is noodzakelijk, en er is meer optimalisatie nodig om een efficiënte en productieve bedrijfsvoering te waarborgen.

De meeste aanbieders van TMS-software zijn bezig hun diensten naar de cloud te verplaatsen. Het cloudplatform is de beste keuze voor bedrijven die hun bedrijfsvoering efficiënter willen maken. Hiermee beschikt u over geavanceerde functionaliteit binnen handbereik, zonder dat u zich blauw hoeft te betalen aan licentiekosten of installatiekosten.

De softwarearchitectuur van TMS is schaalbaar, wat betekent dat het aantal gebruikers en bedrijven in de loop van de tijd kan groeien. Dit maakt de implementatie eenvoudiger, omdat er geen extra kapitaalinvesteringen in hardware of datacenters nodig zijn.

Dankzij de schaalvoordelen en flexibiliteit van de cloudoplossingen van TMS is het bedrijf onbetwist de beste keuze als het gaat om het aanbieden van de beste softwareoplossingen aan klanten. Bovendien neemt het softwarebedrijf alle innovatie, onderhoud, beveiliging en updates voor zijn rekening tegen een fractie van de kosten.

De voordelen van de cloudoplossing van TMS:

  • Gemakkelijke toegang – SaaS is overal gemakkelijk toegankelijk; je hoeft niet op kantoor te zijn om toegang te krijgen tot het systeem.
  • Verhoogde efficiëntie – Stroomlijn, automatiseer, optimaliseer en zorg voor realtime controle om het bedrijf te laten groeien en de kosten te verlagen.
  • Inzicht en controle – Help risico’s te verminderen en prestaties te verbeteren, hand in hand.
  • Toekomstbestendige investering – Nieuwe releases en voortdurende innovatie zijn voor alle klanten beschikbaar tegen geringe of geen extra kosten.
  • Optimalisatie van IT-middelen – Geen licentie- en onderhoudskosten; flexibele betalingsopties op basis van gebruik en functionaliteit.

TMS-software biedt bedrijven de mogelijkheid om hun processen te stroomlijnen en de best mogelijke klantervaring te bieden. De vraag onder consumenten heeft het marktpotentieel vergroot, dat nog steeds relatief laag is.

Naarmate de markt voor TMS-software blijft groeien, zijn er tal van opkomende trends waar gebruikers rekening mee kunnen houden.

Hieronder volgen enkele trends die gebruikers kunnen verwachten op het gebied van TMS-software:

Verbeteringen op het gebied van AI en machine learning

Kunstmatige intelligentie vindt steeds meer zijn weg naar TMS-softwareoplossingen, waardoor bedrijven hun bedrijfsvoering ingrijpend kunnen veranderen en traditionele, meer handmatige methoden voor logistiek beheer kunnen vervangen.

  1. Dankzij AI en machine learning kan een TMS een enorme hoeveelheid gegevens verwerken en beter in kaart brengen wat voor de gebruiker essentieel is.
  2. Het systeem is intelligent en leert in de loop van de tijd om nauwkeurigere inzichten te bieden. Het ontwikkelt algoritmen die de verzamelde gegevens interpreteren.
  3. Inzichten op basis van AI dragen bij aan betere prognoses, wat leidt tot betere communicatie met leveranciers en een geoptimaliseerd productieplanningsproces.

Het uiteindelijke doel is om de klantervaring te verbeteren en de bedrijfsmiddelen efficiënter in te zetten. AI tilt TMS-systemen naar een hoger niveau van intelligentie. Deze extra laag kan problemen opsporen die anders onopgemerkt zouden blijven en indien nodig aanpassingen doorvoeren.

Deze mogelijkheden bieden verladers nauwkeurig inzicht in de benodigde maatregelen en, uiteindelijk, in de gevolgen daarvan voor de klant en de winstgevendheid.

Integratie van planningssystemen in het TMS

Bedrijven van elke omvang kunnen profiteren van het TMS-platform.

Een TMS kan communiceren met orderbeheersystemen (OMS), enterprise resource planning-systemen (ERP) en magazijnbeheersystemen. Deze systemen zijn van cruciaal belang voor het vermogen van een bedrijf om klantorders te ontvangen en te verwerken, deze efficiënt door de toeleveringsketen te leiden en tegelijkertijd de status door te geven.

TMS-technologie is uitgegroeid tot de verkeerstoren van een toeleveringsketen. Hierdoor is vooruitgang een essentieel onderdeel geworden van het beheer van de inkomende toeleveringsketenactiviteiten van een bedrijf. Door de interne en externe systemen van een bedrijf te integreren met het TMS ontstaat een end-to-end logistieke strategie die kan bijdragen aan de optimalisatie van toeleveringsketens.

Snellere en veiligere integratieverbeteringen

Een van de voordelen van moderne technologie is dat deze meer nauwkeurigheid mogelijk maakt en tegelijkertijd een hoog beveiligingsniveau voor toeleveringsketens biedt.

Hoewel EDI- en API-oplossingen de toeleveringsketens naar de 21e eeuw hebben gebracht, zal blockchaintechnologie deze naar een hoger niveau tillen.

Blockchain is een gedistribueerd, digitaal grootboek. De toepassing is gebaseerd op valuta, maar blockchain kan ook worden ingezet binnen logistieke en toeleveringsketentransacties voor contracten, betalingen en het volgen van zendingen. Blockchain zou een grote rol kunnen spelen in de toekomst van de wereldhandel, aangezien het betalingen snel en efficiënt kan verwerken.

Toeleveringsketens kunnen veiliger worden gemaakt door een digitaal grootboek in te voeren dat zorgt voor meer inzicht en controle. Terwijl transacties door het systeem lopen, compenseert de ene transactie de andere. Deze onderlinge afstemming zorgt voor een strikte hiërarchie waarmee de transacties die door een toeleveringsketen lopen, kunnen worden gecontroleerd.

Controletoren

Het TMS zal een centrale coördinatiepost blijven voor alle activiteiten binnen een logistieke en supply chain-strategie; het kan zelfs nog verder gaan naarmate zelfrijdende vrachtwagens op de markt komen.

Een TMS wordt voor een bedrijf ingezet en werkt samen met andere partijen buiten de organisatie, waardoor het in feite fungeert als een verkeerstoren voor de voertuigen op de weg.

De transportsector heeft al lang behoefte aan dit soort controlemaatregelen, en softwareleveranciers kunnen hierop inspelen door systemen te ontwikkelen die deze aanpak bieden, om zo hun voorsprong op de markt te behouden.

Uitbreiding van de vervoerswijzen

Consumenten hebben behoefte aan alle vervoerswijzen, waardoor bedrijven soms genoodzaakt zijn over te stappen op een omnichannel-distributiestrategie. Een uitbestede oplossing moet op dit gebied kunnen meegroeien en zich verder ontwikkelen.

Met de opkomst van e-commerce kan tegenwoordig werkelijk alles online worden besteld. Het is dan ook van cruciaal belang om gebruik te maken van deze omnichannels om ons aan te passen aan de omvang van de zendingen en de toegenomen hoeveelheden vracht.

Intermodaal vervoer, volledige vrachtwagenladingen, LTL en pakketvervoer via één enkel platform worden steeds meer de norm om alle kanalen en vervoerswijzen optimaal te benutten. Door de eerder besproken functionaliteit voor inkomende en uitgaande zendingen hieraan toe te voegen, wordt de behoefte om alle vervoerswijzen onder één TMS-platform te brengen nog groter.

Hoe kiest u het juiste TMS voor uw bedrijf?

Een TMS vormt een essentieel onderdeel van de toeleveringsketen. Toch kan het een uitdaging zijn om het juiste systeem voor uw bedrijf te kiezen, omdat er tal van uiteenlopende functies en mogelijkheden zijn.

Een TMS-leverancier zou kunnen proberen u te overtuigen van wat hij te bieden heeft, in plaats van wat u uiteindelijk nodig hebt. Een geschikt systeem moet zich de komende jaren kunnen aanpassen aan uw veranderende behoeften. Een bekroond systeem is misschien geweldig, maar alleen als het een oplossing biedt voor uw specifieke knelpunten.

Externe logistieke dienstverleners en andere bedrijven richten zich op bedrijfsgroei en geven prioriteit aan het bieden van uitmuntende klantenservice. De juiste transportbeheersoftware (TMS) ondersteunt deze strategie.

De beste software voor transportbeheer moet de volgende belangrijke kenmerken hebben:

  • Inzicht in realtime vervoersprijzen
  • Optimalisatie in meerdere modi
  • Inzicht in markttarieven om de capaciteit van vervoerders in kaart te brengen
  • Het volgen en beheren van bestaande vracht
  • Routeoptimalisatie
  • Vervoersbeheer en wagenparkbeheer
  • Mogelijkheden met aangepaste code of aanpassingen in het algemeen
  • Realtime elektronische proefdrukken op basis van gegevens en bedrijfsinformatie

Er zijn twee hoofdtypen transportbeheersystemen: systemen die ter plaatse worden geïnstalleerd en cloudgebaseerde systemen. Een cloudoplossing is eenvoudiger te implementeren en vergt minder tijd voor training en installatie, kan sneller worden ingezet en vereist minder onderhoud. Bovendien kan een leverancier van cloudsoftware uw TMS op afstand updaten, waardoor het gemakkelijker is om het systeem up-to-date te houden met nieuwe functies en beveiligingsupgrades.

Overwegingen bij de implementatie en ondersteuning van TMS

In de loop der jaren hebben brancheanalisten de zakelijke argumenten en voordelen van het TMS uitgebreid gedocumenteerd; bedrijven besparen hiermee 5 tot 25% of meer op hun transportkosten.

Om die voordelen te kunnen realiseren, moeten bedrijven echter eerst een TMS succesvol implementeren. Het gaat hierbij om een implementatie in het kader van verandermanagement, wat betekent dat de prestaties van een TMS al beginnen nog voordat de softwareleverancier is geselecteerd.

De onderstaande stappen zijn van cruciaal belang als u TMS succesvol wilt implementeren:
  • Bepaal uw behoeften en doelstellingen
  • Kies de juiste TMS-oplossing en partner
  • Stel een functieoverschrijdend team samen met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden
  • Stel een gedetailleerd projectplan op
  • Krijg inzicht in uw integratie- en connectiviteitsbehoeften
  • Hypercare – de implementatie houdt niet op bij de livegang

Bepaal uw behoeften en doelstellingen

Zorg dat u duidelijk voor ogen heeft wat u wilt bereiken met de implementatie van een TMS-oplossing voor uw bedrijf. Als u niet weet wat u met transportbeheersoftware wilt bereiken, loopt u het risico teleurgesteld te raken in de resultaten.

Evalueer uw bedrijfsvoering en probeer inzicht te krijgen in:
  1. Welke statistieken moet je verbeteren?
  2. Wat je vaardigheidstekorten zijn
  3. Welk soort gegevens moet worden gedeeld?
  4. Met welke systemen moet TMS worden geïntegreerd?

Hoe grondiger je de analyse vooraf uitvoert, hoe groter de kans op een succesvolle implementatie. Door tijd te besteden aan analyse voordat je een oplossing en leverancier kiest, kun je veel tijd besparen en verrassingen en problemen tijdens de implementatie voorkomen.

Kies de juiste TMS-oplossing en partner

Zodra u inzicht heeft in de behoeften van uw bedrijf, is de volgende stap het selecteren van de juiste leverancier en partner. Er zijn veel ‘top’-transportbeheersystemen, maar niet alle systemen zullen aan uw behoeften voldoen.

Om te bepalen welke oplossing en welke leverancier voor u geschikt zijn, moet u eerst uw huidige processen in kaart brengen en doorgronden, en vervolgens vaststellen hoe de situatie er na de implementatie uit moet zien.

Houd bij het kiezen van de leverancier ook rekening met factoren zoals:

  • Tijd en inspanning die nodig zijn voor de implementatie
  • Partnerschaps- en samenwerkingsmodel
  • Gebruikerservaring en aangeboden training
  • Implementatieplan en stappenplan voor succes
  • Afstemming van leveranciers op uw strategie voor de middellange en lange termijn

Beoordeel de leverancier zorgvuldig om het succes van de TMS-implementatie te waarborgen.

Stel een functieoverschrijdend team samen met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden

Ja, zelfs als u een extern bedrijf inschakelt om de TMS-implementatie te leiden, betekent dat niet dat u geen enkele verantwoordelijkheid draagt. Om een soepele overgang te garanderen, moet u actief deelnemen aan het implementatieproces.

Er moet een projectleider zijn die zich volledig aan het project wijdt. Dat hoeft niet per se een vervoersdeskundige te zijn. De persoon moet echter wel inzicht hebben in het proces en de vereisten, en over uitstekende communicatieve vaardigheden beschikken.

Het is van cruciaal belang om alle belanghebbenden – IT, financiën, klantenservice, inkoop, magazijnbeheer en verkoop – in de verschillende fasen van de implementatie bij het proces te betrekken. Als u niet de tijd en middelen investeert die nodig zijn om het implementatieproject adequaat te ondersteunen, dan vraagt u om problemen en extra kosten.

Stel een gedetailleerd projectplan op

Het is altijd belangrijk om de taken die moeten worden uitgevoerd en de bijbehorende deadlines vast te leggen. Zo weet iedereen waar hij of zij naartoe werkt en kan er vanaf het begin tot het einde worden bijgehouden hoeveel tijd of budget er aan elke taak is toegewezen.

Zorg er bij het opstellen van het plan voor dat u voldoende tijd uittrekt voor de training van de eindgebruikers. Investeren in training loont al snel de moeite. Hoe meer gebruikers weten over het TMS en de mogelijkheden ervan, hoe beter ze ermee kunnen omgaan en hoe productiever ze zullen zijn tijdens het gebruik van dit systeem.

Breng uw integratie- en connectiviteitsbehoeften in kaart

Het TMS vormt een integraal onderdeel van tal van verschillende systemen. Zo wisselt het bijvoorbeeld gegevens uit met magazijn- en orderbeheersystemen. Het regelt de elektronische communicatie met tal van externe partners, zoals vervoerders, leveranciers of logistieke dienstverleners.

Het is van cruciaal belang om te begrijpen wat de connectiviteitsvereisten zijn om het beheersysteem correct in te richten, zodat alle betrokken afdelingen goed op elkaar kunnen worden afgestemd. Een belangrijk onderdeel van elke oplossing is dat deze moet kunnen koppelen met andere softwaresystemen en dat informatie in realtime moet kunnen worden bijgehouden en bijgewerkt.

Deze software moet ook regelmatig rapporten genereren, zodat de voortgang kan worden gevolgd en de nodige aanpassingen aan het transportplan kunnen worden doorgevoerd. De hardware voor een TMS bestaat doorgaans uit servers, routers, switches en computers. Al deze apparatuur moet compatibel zijn en met elkaar kunnen communiceren, zodat het systeem naar behoren functioneert.

Een goed functionerend transportbeheersysteem is onmisbaar voor elk bedrijf dat afhankelijk is van het vervoer van goederen of materialen.

Voortdurende evaluatie – de implementatie houdt niet op bij de ingebruikname

Het kost tijd om een TMS in te richten en te verfijnen, met name wat betreft de optimalisatiefuncties. Uw bedrijfsvoering verandert in de loop van de tijd — routegids, tarieven, doorlooptijden, losplaatsen, beperkingen — en daarom moet u het TMS voortdurend bijstellen.

Van het verzenden van vracht tot de mogelijkheid om zendingen te volgen: een TMS-aanbieder moet uw bedrijf door en door kennen en zowel op korte als op lange termijn oplossingen bieden die aansluiten bij uw veranderende behoeften.

Afsluitende gedachten

Een TMS-platform functioneert als een verkeerstoren die alle supply chain-activiteiten van het bedrijf aanstuurt, van de leveranciers tot aan de levering aan de klant. Door de logistiek en de supply chain te optimaliseren, verkrijgt een bedrijf een concurrentievoordeel op de markt.

Een uitgebreid TMS biedt u een volledig overzicht van uw transportbehoeften. Een modern beheersysteem, aangevuld met geavanceerde technologieën, biedt uitstekende automatisering, datainzichten en technologie die bedrijven helpt om succesvol te zijn in de wereldwijde toeleveringsketen.

Door processen te automatiseren en realtime inzicht in gegevens te bieden, kan een TMS u helpen uw verzendactiviteiten te optimaliseren en uw nettowinst te verbeteren. Of u nu de klanttevredenheid wilt verbeteren of de kosten wilt verlagen, een TMS is een onmisbaar hulpmiddel voor elk bedrijf dat goederen verzendt.

Lees meer over Descartes 3G TMS.

Boek een demo