Toeleveringsketens worden alleen maar complexer, zowel wat betreft omvang als de snelheid waarmee goederen worden vervoerd. Met de dag wordt het ook steeds duidelijker hoe beperkend het is om handmatige systemen te gebruiken en zendingen met meerdere tools te volgen, waardoor het moeilijk is om het grote aantal zendingen te verwerken dat nodig is om in deze markt te kunnen concurreren. Deze prestatiekloof leidt nu tot inefficiëntie, een groot aantal fouten en een gebrek aan realtime inzicht in de toeleveringsketen.
Als u voor het beheer van uw zendingen blijft vertrouwen op handmatige systemen, vertraagt u niet alleen de processen en bezorgt u uw medewerkers ongemak, maar maakt u ook concrete en onnodige kosten voor uw bedrijfsvoering, die ten koste gaan van uw winstmarges en uw succes op de lange termijn. Digitale oplossingen voor transportbeheer zijn essentieel om hogere winstmarges te realiseren.
De kosten van verouderde oplossingen voor transportbeheer
Software is verder ontwikkeld om elk aspect van het transportbeheer te stroomlijnen, maar veel verladers maken nog steeds gebruik van papieren logboeken, spreadsheets, e-mailketens en telefoongesprekken om alles voor elkaar te krijgen. Zelfs wanneer bedrijven geavanceerdere digitale hulpmiddelen inzetten, kunnen de functies verspreid zijn over meerdere oplossingen, wat leidt tot meer handmatige handelingen en gegevenssilo’s. Deze inefficiënte methoden voor het beheer van zendingen maken gebruik van uiteenlopende technieken en hulpmiddelen, maar hebben één ding gemeen: ze zijn tijdrovend, arbeidsintensief en veel duurder dan nodig is. Het gebruik van deze systemen belemmert niet alleen de productiviteit van uw bedrijf, maar kan ook extra kosten met zich meebrengen.
Stijgende personeels- en administratieve kosten
Het gebruik van spreadsheets en handmatige papieren systemen voor het beheer van complexe zendingen, orderverwerking, facturering en controles is ontzettend arbeidsintensief. Al die extra tijd die medewerkers besteden aan basisprocessen leidt tot hogere personeels- en administratieve kosten. Bovendien, wanneer verzendroutes niet zijn gepland met het oog op maximale efficiëntie, moeten medewerkers mogelijk extra zendingen samenstellen en verwerken om aan de bestelvereisten te voldoen, wat op termijn de verzendkosten kan doen stijgen. Naarmate automatisering steeds meer bepalend wordt voor de sector, zorgen de verouderde methoden, die niet zijn afgestemd op stroomlijning, voor een drastische stijging van de personeelskosten.
Hogere verzendkosten
Omdat handmatige processen zo tijdrovend en omslachtig zijn, belemmeren ze vaak de besluitvorming en leiden ze tot suboptimale planning. Bij het bijhouden van zoveel gegevens in verschillende bestanden kan het gemakkelijk gebeuren dat de beste routes over het hoofd worden gezien of dat de voordeligste tarieven van vervoerders niet worden gevonden, waardoor kansen op besparingen worden gemist. Als gevolg hiervan kiezen verladers mogelijk voor duurdere vervoerders of inefficiënte routes, waardoor de totale verzendkosten voor bedrijven uiteindelijk stijgen.
Te hoge voorraadkosten
Over de hele linie kan een gebrek aan realtime inzicht in voorraadniveaus en efficiënte routes ertoe leiden dat verladers meer voorraad aanhouden dan nodig is, wat resulteert in hogere opslag- en andere kosten. Dit zet verladers ertoe aan hogere voorraadniveaus aan te houden om vertragingen te voorkomen, waardoor meer opslagruimte nodig is voor de overtollige voorraad, wat uiteindelijk de opslagkosten verhoogt en kapitaal vastzet in artikelen die ze wellicht niet nodig hebben. De inefficiënte routeplanning die gepaard gaat met verouderde systemen leidt er ook toe dat verladers veiligheidsvoorraad aanleggen om vertragingen bij bestellingen van klanten te voorkomen.
Onnodige brandstofkosten
Naast het feit dat chauffeurs hierdoor langer dan nodig op de weg blijven, zorgt een slechte en inefficiënte routeplanning ook voor meer gereden mijlen, wat leidt tot hogere brandstofkosten. Door het gebrekkige inzicht in de route bij verouderde systemen kunnen winkels met gunstigere brandstofprijzen gemakkelijk over het hoofd worden gezien, waardoor chauffeurs niet alleen onnodige mijlen rijden, maar ook meer geld uitgeven aan de pomp.
Onverwachte kosten en toeslagen
Wanneer routes niet geoptimaliseerd zijn, krijgen chauffeurs vaak te maken met vertragingen bij het laden en lossen, wat leidt tot wachttijdkosten en andere heffingen van vervoerders. Chauffeurs moeten zich bovendien houden aan strenge voorschriften over het aantal uren dat ze op de weg mogen doorbrengen voordat ze een pauze moeten nemen. Een slechte routeplanning kan het aantal benodigde tussenstops doen toenemen, wat mogelijk extra kosten met zich meebrengt. Deze onverwachte kosten lopen snel op en kunnen een aanzienlijke impact hebben op transportbudgetten.
Groter risico op fouten
Handmatige spreadsheets en papieren registratiesystemen brengen een groter risico op menselijke fouten met zich mee bij de verwerking van orders (zoals gegevens over afleveradressen en het aantal verzonden pakketten), of bij het voldoen aan wettelijke voorschriften, zoals het bijhouden van de rij- en rusttijden van chauffeurs, emissiegegevens en voertuigonderhoud. Kleine fouten kunnen leiden tot kostbare boetes en sancties van toezichthouders. Bovendien kunnen fouten bij het naleven van contracten met vervoerders en partners relaties in gevaar brengen en verladers zelfs blootstellen aan rechtszaken of inkomstenverlies.
Vermijd terugkerende kosten met oplossingen voor transportbeheer
Spreadsheets, papieren logboeken en andere handmatige methoden voor transportbeheer zijn misschien goedkoop om in te voeren, maar de inefficiëntie en fouten komen verladers op de lange termijn duur te staan. En helaas kan de overstap naar meerdere digitale oplossingen ervoor zorgen dat uw workflow net zo versnipperd en omslachtig blijft. Wat verladers echt nodig hebben, is één geïntegreerde oplossing voor transportbeheer waarmee gebruikers meer automatisering kunnen doorvoeren, gegevens voor rapportages kunnen samenvoegen en effectiever kunnen integreren met andere systemen.
Een geïntegreerd platform stroomlijnt routeplanning, orderbeheer, de keuze van vervoerders, vrachtbetalingen en nog veel meer, waardoor gebruikers hun personeelskosten kunnen verlagen, verzendkosten kunnen verminderen, bijkomende kosten kunnen vermijden en nog veel meer.
