Hoe een TMS zorgt voor efficiëntieverbeteringen in het vrachtbeheer

In de huidige toeleveringsketen wordt veel vracht vervoerd.

Daarnaast is er de aanzienlijke invloed van het vrachtvervoer op de economie. In 2019 droeg het vervoer naar schatting in totaal 1,3 biljoen dollar bij aan het Amerikaanse bbp, waarvan het vrachtvervoer per vrachtwagen 368,9 miljard dollar voor zijn rekening nam. Nu, in 2022, blijven deze cijfers stijgen, ondanks de uitdagingen waarmee de wereld op het gebied van de toeleveringsketen te maken heeft.

Om gelijke tred te houden met het enorme volume en de toenemende vraag naar vrachtvervoer, moeten vrachtbeheerbedrijven hun efficiëntie verhogen. Door gebruik te maken van een technologische oplossing zoals een cloudgebaseerd transportbeheersysteem (TMS) kunnen expediteurs, verladers en 3PL’s de toenemende complexiteit van het hedendaagse vrachtbeheer het hoofd bieden. Ontdek hoe in dit artikel. En ontdek hoe het gebruik van een TMS vrachtbeheerbedrijven helpt om hun efficiëntie te verhogen en hun dienstverlening te verbeteren, terwijl ze tegelijkertijd tijd en geld besparen.

Uitdagingen op het gebied van vrachtbeheer die om verandering vragen

Naast de huidige uitdagingen op het gebied van de toeleveringsketen worden transportbedrijven ook geconfronteerd met de volgende uitdagingen op het gebied van vrachtbeheer:

• Documentatie: Vrachtbeheer brengt grote hoeveelheden documentatie metzich mee – van verzendbonnen en facturen tot conformiteitscertificaten en invoervergunningen. Het beheer van deze documenten vereist een effectieve en nauwkeurige administratie, wat niet haalbaar is met de tijdrovende en foutgevoelige traditionele handmatige processen.

Door de documentverwerking te automatiseren met een TMS en gebruik te maken van uitzonderingsgericht beheer, wordt de verwerkingstijd drastisch verkort en worden fouten bij het invoeren en opnieuw invoeren van gegevens voorkomen.

• Planning van de orderafhandeling: Operationeel gezien vormt de planning van de orderafhandeling een grote dagelijkse uitdaging voor het vrachtbeheer, vooral wanneer dit handmatig gebeurt.

Door de planning te automatiseren met een TMS wordt een puzzel met vele onderdelen omgezet in een algoritmisch geoptimaliseerd proces dat de klantenservice verbetert en kostenbesparingen oplevert.

• Het volgen van bestellingen en routes tot aan de levering: Het is vrijwel onmogelijk om routes en bestellingen tot aan de levering handmatig te volgen.

De huidige TMS-technologie automatiseert het volgen van zendingen en biedt realtime inzicht in het afhandelingsproces. Daarnaast stuurt het waarschuwingen over eventuele kwesties of problemen die moeten worden opgelost en bevat het essentiële informatie over bestellingen en leveringen die klanten verwachten.

Hoe een TMS zorgt voor efficiëntieverbeteringen in het vrachtbeheer

Een TMS biedt verladers, expediteurs en 3PL’s tal van voordelen, waaronder inzicht in het gehele afhandelingsproces en het beheer van dagelijkse activiteiten via één centraal platform. Via portalen komen klanten en vervoerders in contact met TMS-gebruikers, waardoor een geïntegreerd ecosysteem ontstaat dat de klantenservice stroomlijnt en kosten- en tijdbesparingen maximaliseert. Naast deze voordelen zijn er nog drie manieren waarop een TMS het vrachtbeheer efficiënter maakt.

Optimalisatie door middel van data, algoritmen en analyses

Gegevens uit interne en externe bronnen vormen de basis voor optimalisatiealgoritmen, prestatieanalyses en rapportages in een TMS. De externe gegevens zijn afkomstig uit systemen zoals voorraaddatabases, leveranciersdatabases en afhandelingssystemen. De interne organisatiegegevens, zoals prestatiecijfers van vervoerders en klantenservicestatistieken, worden gecombineerd met de externe gegevensbronnen uit de toeleveringsketen om functies op het gebied van vrachtbeheer te automatiseren en te verbeteren.

Breng de interne en externe gegevens samen die ten grondslag liggen aan algoritmen, analyses en rapportages, om zo belangrijke functies in het gehele vrachtbeheerproces te automatiseren en te optimaliseren, en zo tijd en geld te besparen.

In een TMS begint efficiëntie op het hoogste niveau door gegevens, analyses en rapportages op één platform te bundelen. In plaats van gebruik te maken van meerdere technologische oplossingen, gebruiken verladers, expediteurs en 3PL’s een TMS om één centrale gegevensopslagplaats op te zetten op basis van onder andere de volgende bronnen:

• Orderbeheer
• Routeoptimalisatie
• Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen
• Sensoren en volgapparatuur voor het internet der dingen (IoT)
• Realtime prijsupdates
• Door de overheid verstrekte gegevens over de vervoerssector

Door deze gegevens op één plek te bundelen, optimaliseert het TMS de functies voor vrachtbeheer, zoals het beheer van orders, routes en ladingen. Nog meer voordeel wordt behaald door stapsgewijze verbeteringen in het gehele vrachtbeheerproces. Samen leiden deze tot aanzienlijke besparingen in tijd en kosten.

Hoewel stapsgewijze verbeteringen misschien klein lijken, hebben ze een grote impact. Een TMS automatiseert bijvoorbeeld het opstellen van spotoffertes door historische prijsgegevens per transportroute te analyseren en de huidige markttarieven bij alle partners in de toeleveringsketen te vergelijken. Stel je eens voor dat je dit soort optimalisatie op elke functie binnen het vrachtbeheer zou toepassen.

Volledige automatisering

Automatisering wordt werkelijkheid voor vrachtbeheerbedrijven dankzij een gecentraliseerde gegevensopslagplaats, algoritmen, analyses en rapportages. Een TMS automatiseert taken en functies die traditioneel handmatig worden uitgevoerd, waardoor beheer op basis van uitzonderingen mogelijk wordt. Zo kunt u een TMS bijvoorbeeld zo configureren dat vrachtfacturen die buiten de vastgestelde drempels vallen, als uitzonderingen worden gemarkeerd voor afwijzing of nader onderzoek.

Automatiseer alle bedrijfsactiviteiten, van het beheer van vervoerders, routes en ladingen tot vrachtcontroles en betalingen, met een TMS voor een proces dat de gehele orderafhandeling omvat en beheer op basis van uitzonderingen mogelijk maakt.

De efficiëntieverbeteringen die voortvloeien uit data en automatisering gaan hand in hand. Zonder data is automatisering niet mogelijk, en als data en analyses niet worden ingezet om bedrijfsprocessen te automatiseren, benut je de volledige waarde ervan niet.

Door gebruik te maken van een TMS kunnen verladers, expediteurs en 3PL’s het beheer van vervoerders op de volgende manieren verbeteren:

• Automatiseer onder andere de kwalificatie van vervoerders, de onboarding, het contractbeheer en de toewijzing van vervoerders.
• Plaats snel een bericht op vrachtbeurzen zodra de prijs van een lading bekend is.
• De historische tarieven per rijstrook analyseren en de huidige markttarieven beoordelen op basis van de systeemintegratie met partners uit de toeleveringsketen.
• Bekijk en analyseer prestatiegegevens op basis van analyses en rapportages om voor elke opdracht de juiste vervoerder te kiezen.

Op het gebied van route- en laadbeheer biedt een TMS de mogelijkheid om:

• Krijg inzicht in de routes van vrachtwagens via geautomatiseerde tracking van het wagenpark, waardoor routes en ladingen kunnen worden geoptimaliseerd en gebundeld.
• Verhoog de efficiëntie van uw wagenpark door de prestaties van routes te monitoren op basis van analyses.
• Gebruik algoritmen om automatisch vervoerders aan te bevelen voor bestellingen op basis van criteria zoals de omvang van de zending, de locatie en de bezorgvereisten.

Een TMS automatiseert ook vrachtcontroles en betalingen, waardoor tijd en geld worden bespaard dankzij een proces dat:

• Houdt de factuurgegevens bij.
• Detecteert dubbele facturering.
• Zorgt ervoor dat aanvullende diensten worden geleverd met de toepasselijke kortingen.

Verbeterde klantenservice

Uitstekende klantenservice is een organisatiedoelstelling om waardevolle klanten te behouden en dient als verkoopargument voor nieuwe klanten. Maar in de complexe toeleveringsketen van vandaag is dit een uitdaging. Niet met een TMS. Dit systeem biedt verladers, expediteurs en 3PL’s tools die voldoen aan de verwachtingen van de moderne logistieke klant. Een TMS zorgt voor klantenservice door efficiëntie te bieden bij het automatiseren van vrachtbeheerfuncties en door gebruik te maken van de kracht van big data en analytics.

Verbeter uw klantenservice door problemen bij de afhandeling automatisch op te sporen, de nodige hulpmiddelen aan te reiken om problemen op te lossen en gedurende het gehele leveringsproces met klanten te communiceren.

Dankzij het door het TMS geboden inzicht in de toeleveringsketen ontvangen klanten realtime meldingen over leveringen en vertragingen. Wanneer het TMS leveringsproblemen signaleert, waarschuwt het de medewerkers van de klantenservice en verstrekt het de relevante bestelgegevens om de situatie op te lossen. Het stroomlijnt het proces door oplossingen voor te stellen.

Het TMS optimaliseert de cyclus van bestelling tot levering door een betere dienstverlening te bieden in de dagelijkse bedrijfsvoering. Daarnaast biedt het tools en gegevens aan leveranciers in de toeleveringsketen, zodat zij hun klanten kunnen helpen betere zakelijke beslissingen te nemen. Deze leveranciers kunnen prestatiegegevens met klanten delen, waardoor deze over informatie beschikken om hun eigen analyses te verbeteren. Deze gegevens omvatten onder meer:

• Verzendkosten
• Reistijd
• Percentage tijdige leveringen
• Schadecijfers

Om te begrijpen hoe een TMS de klantenservice verbetert, kunnen we het voorbeeld van het oplossen van een routeprobleem nemen. Omdat het TMS inzicht biedt in een bestelling, vinden de volgende gebeurtenissen plaats wanneer het een probleem signaleert:

1. Het TMS genereert een automatische melding over het probleem.
2. Een medewerker van de klantenservice brengt de klant op de hoogte van een mogelijke vertraging.
3. Vrachtmanagers en medewerkers van de klantenservice krijgen via het TMS informatie over het probleem.
4. Het TMS geeft het vrachtbeheerteam aanwijzingen over hoe het probleem moet worden opgelost.
5. De medewerker van de klantenservice stelt de klant gerust en laat weten dat de situatie onder controle is.

Nadat het team het probleem heeft opgelost, ontvangtde klant zijn bestelling–tevreden en met hernieuwd vertrouwen in de aanbieder van vrachtbeheer.

Geef uw vrachtbeheer een nieuwe impuls

Voor leveranciers in de toeleveringsketen is vrachtbeheer van cruciaal belang voor de winst- en verliesrekening. De efficiëntieverbeteringen die TMS-systemen op het gebied van vrachtbeheer opleveren, zorgen voor aanzienlijke besparingen in tijd en operationele kosten: gemiddeld 5% tot 15%, met een productiviteitsstijging van 5% tot 10%, aldus Gartner.

Voor verladers, expediteurs en 3PL-bedrijven biedt een TMS een configureerbare, multimodale, cloudgebaseerde oplossing. Het systeem is flexibel genoeg om elke uitdaging in de transportcyclus aan te kunnen en kan mee groeien met elk bedrijf.