Het volgen van gegevens via een Transport Management System (TMS) kan u op verschillende manieren helpen meer omzet te genereren, onder meer door u te ondersteunen bij het bijhouden van uw marketinginspanningen, het meten van uw rendement op investering en het verbeteren van uw klantenservice.
TMS-tracking is zeker het overwegen waard voor elke vrachtvervoerder of aanbieder van vrachtvervoersdiensten. Maar wat houdt het precies in en welke voordelen biedt het nu eigenlijk? Laten we dat eens bekijken.
5 belangrijke punten
- TMS-tracking verhoogt de bedrijfsefficiëntie en verbetert de klantenservice
Een TMS verhoogt de operationele efficiëntie door de logistiek te automatiseren, routes te optimaliseren en realtime tracking van zendingen mogelijk te maken. Dit leidt tot een betere klantenservice, minder handmatig werk en betere besluitvorming. - Realtime inzicht stimuleert de optimalisatie van de toeleveringsketen
TMS-tracking biedt realtime updates over zendingen, waardoor bedrijven bestellingen kunnen volgen, transportroutes kunnen optimaliseren en vertragingen tot een minimum kunnen beperken. Het helpt bedrijven om aan de leveringsverwachtingen te voldoen en tegelijkertijd de transportkosten te verlagen. - Integratie van AI en ERP verbetert de prestaties
AI-gestuurde oplossingen zorgen voor een betere routeoptimalisatie en voorspellende tracking, terwijl ERP-integratie de gegevensstroom tussen de financiële administratie, de voorraadbeheer en de orderverwerking stroomlijnt. Dit vermindert de handmatige gegevensinvoer, verbetert de nauwkeurigheid van de facturering en versterkt de besluitvorming. - Kostenbesparingen en verhoogde productiviteit
TMS-tracking helpt bedrijven hun vrachtkosten te verlagen door middel van tariefbeheer, laadprognoses en verzendoptimalisatie. Daarnaast verhoogt het de productiviteit in het magazijn door integratie met het WMS en zorgt het voor een naadloos voorraadbeheer. - Concurrentievoordeel en schaalbaarheid
Door een TMS te implementeren kunnen bedrijven hun transportbeheer over meerdere locaties uitbreiden, de facturering vereenvoudigen en de klantbinding verbeteren. Met verbeterde logistieke mogelijkheden kunnen bedrijven concurrerend blijven in een steeds veranderende wereldwijde markt
Wat is TMS-tracking en waarom is het zo belangrijk?
Een TMS is een op technologie gebaseerd logistiek platform dat bedrijven ondersteunt bij het plannen, uitvoeren en optimaliseren van de inkomende en uitgaande goederenstromen. Het controleert tevens of de zending aan de wettelijke voorschriften voldoet en of de benodigde documentatie aanwezig is. Dit systeem wordt vaak geïntegreerd in een groter supply chain management (SCM)-systeem.
Transportbeheersoftware of een transportbeheeroplossing biedt inzicht in de dagelijkse transportactiviteiten en in gegevens en documenten met betrekking tot handelsvoorschriften.
Het biedt ook de mogelijkheid om zendingen te volgen, zodat vracht en goederen op tijd worden afgeleverd. Een TMS maakt het voor bedrijven eenvoudiger om hun transportactiviteiten te beheren en te optimaliseren, of het nu gaat om luchtvracht, LTL-vracht of andere vrachtvervoersdiensten.
Een TMS is in de eerste plaats bedoeld om de traceerbaarheid van leveringen te waarborgen en het transport te optimaliseren (schema’s en toewijzing van vervoerders). Dit alles maakt het mogelijk om de transportorganisatie te verbeteren. Dankzij deze verbeteringen daalt het transportbudget.
Een TMS is speciaal ontworpen voor vervoerders of dienstverleners die zich voornamelijk bezighouden met het verzorgen van transport en logistiek voor hun klanten. Functies zoals wagenparkbeheer, laadschema’s, leveringen, lossen en facturering worden voor deze vervoerders door het TMS afgehandeld.
Waarom het belangrijk is om een transportbeheersysteem te hebben
In toeleveringsketens zijn oplossingen voor transportbeheer van cruciaal belang. Ze hebben invloed op het gehele proces, van planning en levenscyclusbeheer tot inkoop en logistiek.
De volledige inzichtelijkheid van een krachtig systeem leidt tot een verbeterde efficiëntie van het transport, wat de klanttevredenheid verhoogt en daarmee ook de omzet, wat op zijn beurt weer leidt tot bedrijfsgroei.
Het is van cruciaal belang om te beschikken over een systeem waarmee u complexe handelsbeleids- en nalevingsprocessen kunt afhandelen in de dynamische mondiale zakenwereld waarin we leven en handelen.
Wie maakt er gebruik van een TMS?
Transportbeheersystemen worden doorgaans gebruikt door bedrijven die regelmatig goederen verzenden, vervoeren en ontvangen, zoals:
- fabrikanten
- distributeurs
- e-commercebedrijven
- detailhandelaren
- bedrijven die logistieke diensten verlenen, zoals externe en uitbestede logistieke bedrijven (3PL en 4PL) en logistieke dienstverleners (LSP’s).
Een transportbeheersysteem wordt door bedrijven in vrijwel elke sector gebruikt, van de bouwsector tot de biowetenschappen. De belangrijkste klanten zijn bedrijven die jaarlijks 100 miljoen dollar of meer aan vrachtvervoer uitgeven, maar dankzij de ontwikkeling van cloudgebaseerde TMS-oplossingen kunnen nu ook kleine bedrijven profiteren van IT-integratie.
Uit welke onderdelen bestaat TMS-tracking?
De transportprocedure begint met het aanmaken van een transportaanvraag waarin de offerte en de verzendgegevens zijn opgenomen. Verladers dienen vrachtopdrachten in bij vervoerders, die vervolgens de capaciteit en de verdeling van de lading moeten plannen.
Beheer van opdrachten – Alle betrokken partijen, van planners tot chauffeurs en klanten, hebben via een TMS toegang tot informatie over de status van opdrachten en zendingen. Hieronder volgen de functies die gebruikers helpen bij het bekijken en beheren van transportaanvragen.
Orderinvoer – Bij het invoeren van orders , of dit nu handmatig of automatisch gebeurt, moeten alle benodigde gegevens worden ingevuld, zoals het artikel of het gewicht, en moeten de huidige locatie, de bestemming en de leverdatum worden vastgesteld. Een systeem stelt vaak een route samen, wijst een vervoersmiddel en een chauffeur toe en bepaalt de geschatte aankomsttijd (ETA). Als u over een geïntegreerd WMS beschikt, wordt deze bestelling automatisch naar het geplande vervoersmiddel gestuurd.
Overzicht van de opdracht – Orderplanners en chauffeurs kunnen hun dagelijkse werkbelasting bekijken op een dashboard waarop de aangemaakte opdrachten met hun routes en toegewezen transporten worden weergegeven. Als de status van een zending direct verandert, worden de updates automatisch doorgegeven aan de chauffeur.
Alle documenten zijn bovendien gekoppeld aan de bijbehorende opdrachten, waardoor de chauffeur deze in realtime kan volgen via een smartphone of tablet. De trackingstatus in het TMS wordt voor alle planners in realtime bijgewerkt. Planners hebben een overzicht van alle wijzigingen in de planning en de locaties van de vrachtwagens, aangezien chauffeurs de status van opdrachten onderweg bijwerken.
Aanbesteding
De meeste TMS-systemen verzorgen de aanbesteding van zendingen automatisch voor u – De lijst met vervoerders is zo gesorteerd dat u altijd een vervoerder kunt vinden die aan uw eisen voldoet, of u kunt het systeem er een voor u laten kiezen. In de meeste systemen zijn aanbestedingsmechanismen beschikbaar, zoals ‘broadcast’, ‘waterval’ en ‘statusaanbesteding’. Voorbeelden van de volgende aanbestedingsstrategieën:
- Wanneer het de laagste tarief kiest en dit uitbreidt naar andere vervoerders, wordt dit een ‘least-cost’-benadering genoemd.
- Wanneer zendingen automatisch aan bepaalde vervoerders worden toegewezen, wordt dit ‘auto-award’ genoemd.
- Bij het gebruik van contractuele percentages of vrachtcijfers worden toewijzingen gedaan (4 nummers aan vervoerder A en 3 nummers aan vervoerder B).
- Bij het kiezen van een vervoerder die de voorkeur van de consument geniet, enzovoort, staat de klant centraal.
Tariefbeheer voor zendingen
Een tariefengine is een van de belangrijkste onderdelen van een TMS – Op basis van regels zoals basistarieven, kortingen en contractafspraken berekent een tariefengine de transportprijzen voor pakketverzending, LTL, vrachtwagenladingen en intermodaal vervoer. Een TMS moet in staat zijn om op maat gemaakte prijsregels te genereren om zelfs aan de meest complexe tarieven te voldoen en een klant een prijsopgave te geven zodra deze een aanvraag indient.
Belastingprognose
U kunt de laadruimte van vrachtwagens, opleggers en containers plannen en een berekening maken van de beschikbare laadruimte, waarbij rekening wordt gehouden met de maximale belading en het maximale gewicht. Met behulp van stamgegevens kunt u bijvoorbeeld informatie over de afmetingen van uw voertuig invoeren en deze opslaan voor toekomstig gebruik. De afmetingen van het artikel worden overgenomen uit de TMS-vrachtorder.
Sommige TMS-systemen bieden een functie voor het opstellen van 3D-laadplannen, waarmee u kunt zien en aanpassen hoe de lading is verdeeld en hoeveel ruimte er wordt ingenomen.
AI-gestuurde trackingoplossingen
AI-gestuurde oplossingen voor TMS-tracking verhogen de efficiëntie door gegevensanalyse, routeoptimalisatie en voorspellend onderhoud te automatiseren. Algoritmen voor machine learning kunnen grote datasets analyseren om patronen te herkennen, levertijden te voorspellen en de ladingplanning te verbeteren, waardoor vertragingen en kosten worden verminderd. AI verbetert ook de realtime tracking door voorspellende inzichten te bieden in mogelijke verstoringen, zoals verkeers- of weersomstandigheden. Dankzij geautomatiseerde besluitvorming kunnen vrachtmakelaars sneller reageren op veranderingen en de algehele betrouwbaarheid van de dienstverlening verbeteren. AI-gestuurde tracking transformeert TMS-systemen en maakt ze slimmer, responsiever en kosteneffectiever.
Voordelen van TMS-tracking
Lagere vrachtkosten
Een van de belangrijkste voordelen van een TMS is de verlaging van de vrachtkosten. Binnen een TMS kunnen de vrachtkosten automatisch worden bijgehouden. Door gebruik te maken van analyses en optimalisatie kan dit systeem kosten besparen. Een transportbeheersysteem doet aanbevelingen voor kostenbesparingen en maakt gebruik van gegevens om nuttige informatie te verstrekken.
Realtime tracking van zendingen
Een TMS biedt de mogelijkheid om in realtime te zien waar chauffeurs en zendingen zich bevinden. De track-and-trace-functionaliteit is in de software ingebouwd, waardoor gebruikers de status van hun zendingen in realtime kunnen volgen aan de hand van een TMS-trackingnummer. Dit kan met name van pas komen wanneer zendingen vertraging oplopen of zoekraken. De track-and-trace-functie kan ook worden gebruikt om vermiste of gestolen zendingen op te sporen.
Een TMS-trackingnummer geeft informatie over de reistijd van een route, wat kan worden gebruikt om een effectiever routeschema op te stellen. Dit levert ook informatie op over de meest efficiënte chauffeurs voor deze routes. De mogelijkheid om TMS-leveringen en -routes te volgen is essentieel.
Zorg voor een betere klantenservice
Dankzij de mogelijkheid om de stiptheid te volgen, draagt een online trackingsysteem van TMS bij aan een betere klantenservice. Het is van cruciaal belang om te kunnen volgen waar zendingen zich bevinden en hoe ver ze nog verwijderd zijn van hun eindbestemming.
De TMS-status biedt een online portaal waarmee klanten de bezorgstatus van hun zending kunnen opvragen en hun klanten hierover kunnen informeren. Klanten kunnen het TMS-trackingnummer invoeren dat ze hebben ontvangen en zo op elk gewenst moment informatie over de zending en het vrachtvervoer opvragen, wat de klantenservice ten goede komt.
De productiviteit en efficiëntie van het magazijn verhogen
Een goed georganiseerd magazijn is een essentieel onderdeel van het logistieke proces vanwege de voortdurende stroom van binnenkomende en uitgaande goederen. Wanneer een TMS en een WMS worden gecombineerd, is het mogelijk om bestellingen te volgen in het magazijn, tijdens het transport en bij aankomst. Hierdoor kunnen gebruikers de procedures beoordelen en controleren of deze efficiënt zijn.
De algehele logistiek van het transport kan aanzienlijk worden verbeterd wanneer systemen met elkaar worden gekoppeld om effectievere gegevens en rapportages te leveren.
De efficiëntie van de toeleveringsketen verbeteren
In elk bedrijf, groot of klein, is productiviteit van cruciaal belang. Dit geldt met name in de huidige snel veranderende, mondiale economie. De mogelijkheid om chauffeurs, voorraad en andere verzendprocedures te volgen, kan een groot voordeel opleveren op het gebied van productiviteit.
Door deze verzendprocessen te volgen, kunnen bedrijven verspilling tegengaan en de toeleveringsketen verbeteren. Dit kan leiden tot een aanzienlijke stijging van de productiviteit. Bovendien kan het volgen van zendingen bijdragen aan een betere klantenservice en een hogere klanttevredenheid.
Door te allen tijde te weten waar zendingen zich bevinden, kunnen bedrijven hun klanten gedetailleerde informatie verstrekken over de status van de levering. Het volgen van zendingen kan ook helpen om de kans op verlies of beschadiging van artikelen te verkleinen.
Verbeteringen aan de ERP-integratie
TMS-tracking kan verder worden verbeterd door integratie met ERP-systemen, waardoor een naadloze gegevensstroom tussen verschillende bedrijfsactiviteiten wordt gerealiseerd. Dankzij deze integratie kunnen vrachtmakelaars het transportbeheer koppelen aan de financiële administratie, de voorraadbeheer en de orderverwerking, wat een uitgebreid overzicht van de gehele toeleveringsketen biedt. Dit helpt bij het synchroniseren van zendingen met de boekhouding, het automatiseren van de facturering en het verbeteren van de klantenservice door middel van realtime updates. Door TMS- en ERP-systemen te integreren, kunnen bedrijven hun bedrijfsvoering stroomlijnen, handmatige gegevensinvoer verminderen en bruikbare inzichten verkrijgen om de efficiëntie en besluitvorming te verbeteren.
Voorwaarden om TMS-problemen op te lossen
- Bedrijven moeten zich voorbereiden om aan de behoeften van werkzoekenden te voldoen, die ongetwijfeld hoog zijn.
- Men moet een grondige zelfevaluatie uitvoeren van de huidige methoden voor het beheren van verplichtingen; dit zal helpen bij het opsporen van problemen en het ontwikkelen van passende oplossingen.
- Transportbedrijven moeten de realiteit van de veranderende marktbehoeften begrijpen en accepteren.
- Het is altijd een goed idee om een vooraanstaand transportbeheersysteem of een bedrijfsbreed TMS te gebruiken om het proces soepel en efficiënt te laten verlopen.
- Transportbedrijven van elke omvang zullen baat hebben bij de beste software voor transportbeheer.
Implementatie en opleiding
Een correcte TMS-tracking en het voorkomen van problemen zijn alleen mogelijk als het systeem wordt geïmplementeerd en ondersteund door adequate training. Zonder een juiste implementatie worden belangrijke functies zoals routeoptimalisatie, vrachttracking en geautomatiseerde rapportage mogelijk onvoldoende benut, wat tot inefficiëntie leidt. Een grondige training zorgt ervoor dat het personeel de volledige mogelijkheden van het systeem begrijpt, waardoor gebruikersfouten worden verminderd en de operationele werkprocessen worden verbeterd. Een goed geïmplementeerd TMS past zich aan specifieke bedrijfsbehoeften aan, waardoor het rendement op de investering wordt gemaximaliseerd. Door middel van voortdurende training blijft het team op de hoogte van nieuwe functies en best practices, wat leidt tot betere besluitvorming en een soepeler logistiek beheer.
Hoe TMS-tracking u een concurrentievoordeel kan opleveren
Uw activiteiten zullen worden uitgerold over alle bedrijfsdivisies en afdelingen.
Het wordt steeds moeilijker om een consistente, handmatige werkwijze voor transportbeheer te handhaven naarmate uw organisatie groeit. U kunt erop vertrouwen dat uw transportbeheer mee kan groeien (of inkrimpen, indien nodig) om aan te sluiten bij de behoeften van uw groeiende bedrijf.
Of het nu gaat om één vestiging of om tientallen wereldwijde vestigingen: het hanteren van een gecentraliseerde, gerichte strategie zal uw bedrijf helpen succesvol te groeien.
Door uw bedrijfsonderdelen te bundelen tot een geschikt transportplatform kunt u die groei succesvol in goede banen leiden en tegelijkertijd het concurrentievoordeel van uw bedrijf behouden en versterken.
De klantenservice zal worden verbeterd.
In een wereld waarin iedereen een levering binnen twee dagen verwacht tegen vaste jaarlijkse kosten, kunt u een breed scala aan klanten een hoog niveau van klantenservice bieden door een strategische aanpak van het transportbeheer te hanteren, de zichtbaarheid van de toeleveringsketen te verbeteren en de kosten te verlagen.
Verbeter de klantervaring met nauwkeurige, tijdige leveringen, en die klanten zullen, voordat je het weet, terugkomen met vaker geplaatste en/of grotere bestellingen.
Vereenvoudig het oplaadproces.
Alle bedrijven streven ernaar om op tijd en het juiste bedrag betaald te krijgen, maar het is niet altijd eenvoudig om dat niveau van perfectie te bereiken. Uw debiteurenbeheer wordt een gestroomlijnd proces dat minder handmatige tussenkomst vereist wanneer u uw volledige transportproces via een geautomatiseerd systeem bijhoudt.
Alleen al de tijd die u bespaart op administratieve rompslomp kan een aanzienlijk concurrentievoordeel opleveren in de sector, waardoor uw waardevolle medewerkers zich kunnen richten op nog belangrijkere activiteiten.
Afsluitende gedachten
Naarmate de logistieke sector zich verder ontwikkelt en verandert, zal de vraag naar effectief transportbeheer alleen maar toenemen. Als u dit momenteel nog niet als strategisch instrument inzet, kunt u in een steeds mondialere samenleving – waarin stijgende kosten en toenemende concurrentie in het verschiet liggen – met grotere problemen te maken krijgen.
Onderneem onmiddellijk actie om deze problemen aan te pakken door uw mobiliteitsbeheerplan te versterken en gebruik te maken van de zes genoemde voordelen voor duurzame en geleidelijke groei.
Als u net als de meeste ondernemers bent, bent u altijd op zoek naar manieren om uw bedrijf efficiënter te maken. Een manier om dit te bereiken is met behulp van transportbeheersoftware.
