De moderne toeleveringsketen wordt steeds complexer, waarbij talrijke aspecten van het transportbeheer en regelgevingskwesties van invloed zijn op zowel de dagelijkse bedrijfsvoering als de langetermijndoelstellingen van de sector.
Een transportbeheersysteem (TMS) is een essentieel onderdeel van de technologie voor supply chain management dat gebruikmaakt van automatisering en realtime gegevens om processen te stroomlijnen, fouten te verminderen en de kosten laag te houden. Een TMS is specifiek ontworpen om de planning en uitvoering van zendingen te regelen en het gehele proces voor spelers in de sector te optimaliseren – van verladers en expediteurs tot externe logistieke dienstverleners (3PL).
Met het juiste TMS kunnen bedrijven in de transportsector hun bedrijfsvoering positief beïnvloeden door een betere klantenservice, een hogere productiviteit en een maximale kostenefficiëntie.
Wat is een TMS?
Met TMS-systemen kan specifieke informatie over orders worden afgestemd op de gegevens van vervoerders. TMS-systemen regelen alles, van het zoeken en vergelijken van tarieven en diensten van vervoerders tot het boeken van zendingen en het volgen van ladingen tot aan de levering.
De totale markt voor supply chain management omvat het ontwerpen, uitvoeren, aansturen en monitoren van supply chain-activiteiten. TMS-systemen leveren een belangrijke bijdrage aan de transportlogistiek binnen het supply chain management van een bedrijf en aan het automatiseren van processen om voortdurend manieren te vinden om tijd en geld te besparen, bijvoorbeeld door het bijhouden van de tijdige levering en het nauwkeurig afhandelen van facturering.
Tot de belangrijkste functies van een TMS behoren realtime inzicht in de toeleveringsketen, automatisering van verschillende functies, dashboards, rapporten en visualisaties waarmee alle aspecten van het transport met elkaar worden verbonden en gemeten. TMS-systemen beheren bovendien uitgebreide gegevensbestanden over alle aspecten van transport, verzending en bedrijfsvoering, en bieden hierover analyses en rapportages.
Een goed TMS vervangt verouderde en inefficiënte handmatige transportprocessen door een geautomatiseerde aanpak voor het plannen van de behoeften, het optimaliseren van routes, het beheren van vervoerders en het uitvoeren en volgen van zendingen.
Waarom je een TMS nodig hebt
Gezien de groeiende markt voor vrachtvervoer, de snelle opmars van e-commerce, de toenemende uitbesteding van logistieke activiteiten en de verschuiving naar Software-as-a-Service (SaaS)-oplossingen, zijn TMS-systemen nog nooit zo actueel geweest. Ze helpen bij het versnellen van vrachtbemiddeling, het toevoegen of uitbreiden van beheerd transport, het bereiken van een groter klantenbestand, het in stand houden van omzetgroei, het diversifiëren naar nieuwe producten, het uitbreiden van retailkanalen of -producten en het toevoegen van groothandelsdistributie.
Een TMS maakt bovendien dynamische prijsbepaling mogelijk door een combinatie van marktgegevens en kunstmatige intelligentie. Dit maakt het eenvoudig om aan- en verkoopvoorwaarden voor complexe contracten in te stellen, biedt directe toegang tot historische vrachtprijzen voor volledige vrachtladingen om snel beslissingen te nemen op basis van vergelijkende analyses, en stelt intelligente tarieven vast met behulp van machine learning om de marktprijzen te detecteren.
Door uw gegevens in een TMS te centraliseren, kunt u vervoerders snel en eenvoudig aanboorden die toegang nodig hebben tot gegevens uit contracten, belastingformulieren en verzekeringen. Transportmanagementsystemen kunnen ook regelmatig worden bijgewerkt met wijzigingen in geïntegreerde systemen, waaronder wijzigingen in de veiligheidsgegevens van het Amerikaanse Ministerie van Transport. Tot slot beschikt het TMS over een geïntegreerde kaartweergave voor betere routeplanning, tracking en besluitvorming.
3 Belangrijke operationele voordelen van een transportbeheersysteem
Dit zijn de drie belangrijkste operationele voordelen van een TMS
Een TMS verbetert de dienstverlening
Het realtime inzicht in de status van zendingen dat TMS-systemen bieden, levert tal van voordelen op waarmee bedrijven hun klantenservice kunnen verbeteren. Klanten ontvangen tijdige meldingen over leveringen en vertragingen, maar – wat nog belangrijker is – wanneer er storingen in de dienstverlening optreden, stelt het TMS bedrijven in staat om onmiddellijk corrigerende maatregelen te nemen en ter plekke aanpassingen door te voeren om de negatieve gevolgen voor hun klanten tot een minimum te beperken.
Klanten waarderen bedrijven die hen de middelen bieden om de beste beslissing te nemen voor hun zakelijke behoeften. De analyse- en rapportagefuncties van TMS verzamelen gegevens over belangrijke prestatie-indicatoren – zoals verzendkosten, transittijd, percentages tijdige leveringen en schadepercentages – zodat klanten hun eigen analyses kunnen configureren, ontwerpen, uitbreiden en verfijnen.
Intern kunnen deze inzichten worden ingezet om problemen zoals tariefverschillen en de punctualiteit van de dienstverlening aan te pakken, om zo de facturering te automatiseren en beter inzicht te krijgen in waar efficiëntieverbeteringen en mogelijke kostenbesparingen kunnen worden gerealiseerd.
Een TMS verhoogt de productiviteit
Door een TMS te integreren in bestaande software – zoals ERP-software (Enterprise Resource Planning) en magazijnbeheersystemen – hoeft er minder vaak handmatig gegevens te worden ingevoerd. Dit helpt fouten als gevolg van menselijke fouten tot een minimum te beperken en bespaart tijd die anders zou zijn besteed aan het corrigeren van fouten. Door deze systemen te integreren, ontstaat er bovendien een overzicht van bestellingen dat kan worden gevolgd vanaf het distributiecentrum tot en met het transport en de levering.
Volledige transparantie in de toeleveringsketen in realtime levert waardevolle en relevante gegevens op voor het verbeteren van voorraadstrategieën. Wanneer bedrijven inzicht hebben in bestellingen en erop kunnen vertrouwen dat deze op tijd worden geleverd, kunnen ze hun voorraadbehoeften nauwkeuriger voorspellen, hun voorraadplanning verbeteren en strategieën voor voorraadvermindering doorvoeren.
Een TMS verhoogt ook de efficiëntie van de toeleveringsketen door middel van lading- en routeoptimalisatie. Op basis van verzamelde gegevens en analyses worden strategieën ontwikkeld die de kosten verlagen, bijvoorbeeld door minder voertuigen in te zetten en brandstof te besparen via geoptimaliseerde routes.
En tot slot zorgt een TMS er door het automatiseren van betalingsprocessen voor dat de kans op fouten afneemt en dat de hoeveelheid papierwerk die met deze procedures gepaard gaat, drastisch wordt verminderd.
Een TMS zorgt voor maximale kostenefficiëntie
Door het factureringsproces te automatiseren, wordt de administratieve rompslomp en het aantal fouten verminderd en worden bovendien meetbare besparingen op vrachtfacturen gerealiseerd door onjuiste kosten en dubbele betalingen op te sporen. TMS-systemen maken transportboekhouding mogelijk, met ingebouwde functies voor vrachtbetalingen, consolidatie en controle, evenals elektronische facturering.
Een TMS vergelijkt ontvangen facturen met de oorspronkelijke verzendtarieven en keurt de betaling automatisch goed en genereert klantfacturen wanneer het bedrag overeenkomt. Omdat het proces geautomatiseerd is, komt de boekhoudafdeling alleen in beeld wanneer er afwijkingen of uitzonderingen zijn.
Het door een TMS aangestuurde factureringsproces biedt een zeer direct inzicht in de besparingen op de nettowinst, maar alle efficiëntieverbeteringen en optimalisaties in het transportbeheer die door een TMS mogelijk worden gemaakt, leiden samen tot aanzienlijke besparingen. Alles, van het verbeteren van de klantenservice tot het optimaliseren van de voorraad, heeft invloed op de nettowinst.
In de meest basale zin maakt een TMS kostenefficiënt transport mogelijk via drie kernfuncties:
- De beste vervoersoptie kiezen
- De meest geschikte route kiezen
- Snelheid en efficiëntie realiseren in de hele bedrijfsvoering
En het belangrijkste doel van een TMS is gericht op het eindresultaat: lagere kosten voor zowel het bedrijf als de eindklant.
Hoe kiest u het juiste TMS voor uw bedrijf?
Een TMS vormt een belangrijk onderdeel van het supply chain management, maar het aanbod kan verwarrend zijn omdat er zoveel verschillende systemen zijn met zeer uiteenlopende kenmerken en functies. Het spectrum reikt van een basissysteem dat slechts één specifieke taak vervult om aan een bepaalde bedrijfsbehoefte te voldoen, tot moderne, complexe TMS-systemen die kunnen worden uitgebreid en aangepast om aan de voortdurend veranderende bedrijfsbehoeften te voldoen.
Let bij het vergelijken van transportbeheersystemen op drie belangrijke factoren: inzicht in realtime transporttarieven, kennis van de markttarieven om de capaciteit van vervoerders in te schatten, en het volgen en beheren van bestaande vracht.
Een transportbeheersysteem (TMS) is verkrijgbaar in zowel een lokale als een cloudgebaseerde versie. Een cloudgebaseerd TMS is eenvoudiger te implementeren: er is minder tijd nodig voor training en installatie, de implementatie verloopt sneller en er is minder onderhoud nodig. Een cloudgebaseerd systeem wordt op afstand bijgewerkt, waardoor het altijd up-to-date blijft met nieuwe functies en beveiligingsupdates.
Optimaliseer uw bedrijfsvoering met een transportbeheersysteem (TMS)
De belangrijkste voordelen van een transportbeheersysteem liggen voor de hand: het automatiseert processen om de dienstverlening te verbeteren, de productiviteit te verhogen en kosten te besparen. Wil je meer weten over hoe een TMS het transport voor verladers, expediteurs en 3PL’s kan vereenvoudigen? Download dan ons e-book: ‘Optimaliseer je bedrijfsvoering met volledig geïntegreerd transportbeheer’.
